Microsoft Access 2007

Для обеспечения большей наглядности и целостности восприятия данных можно применять выделение отдельных элементов отчета линиями или прямоугольниками. Добавленная в отчет линия может иметь различные параметры форматирования, то есть имеется возможность задания определенной толщины линии, ее цвета, типа и вида оформления.

1. Для добавления линии необходимо на вкладке Конструктор в группе Элементы управления выбрать кнопку Линия .

2. Затем, установив указатель мыши в место, соответствующее началу линии, и удерживая нажатой кнопку мыши, необходимо протянуть в нужном направлении линию. В месте окончания линии кнопку мыши следует отпустить.

3. Чтобы выделить отдельные элементы отчета прямоугольником, необходимо перейти на вкладке Конструктор в группу Элементы управления и нажать кнопку

Прямоугольник .

4. Для указания размеров и расположения прямоугольника следует переместить указатель мыши в левый верхний угол, соответствующий началу прямоугольника, а затем, перемещая указатель и удерживая при этом кнопку мыши, провести границы требуемого прямоугольника.

5. В окне свойств созданного прямоугольника можно задать требуемые параметры, такие как тип, ширина и цвет границы, тип и цвет фона, размеры отступов, оформление, режим вывода и др. В итоге может получиться отчет, подобный изображенному на рис. 7.27.

Рис. 7.27. Пример отчета после добавления элемента Прямоугольник

Для выполнения вычислений или подсчета итоговых значений в отчете используются выражения. Выражения являются аналогом формул в Excel 2007 и записываются в полях, предназначенных для отображения результатов вычислений.

Для создания вычисляемого поля необходимо выполнить следующую последовательность действий.

1. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления

нажмите кнопку Поле и поместите поле в нужном месте отчета щелчком кнопки мыши.

2. Двойным щелчком кнопки мыши на добавляемом поле вызовите окно свойств и выберите в нем вкладку Данные или вкладу Все .

3. Напротив значения Данные в окне свойств введите требуемое выражение; ввод выражения необходимо начинать со знака равенства.

• При записи выражений используются встроенные в Access 2007 функции, их можно вводить вручную либо использовать построитель выражений.

• Ввод выражения в окне свойств осуществляется так, как показано на рис. 7.28.

Рис. 7.28. Создание вычисляемого поля

4. Затем окно свойств можно закрыть. После закрытия окна свойств произведенные изменения сохраняются автоматически. Сделать отчет более удобным для понимания и эффективным в использовании данных можно, используя различные виды группировки и сортировки данных. Создание уровней группировки и задание способа сортировки осуществляется с помощью окна Группировка, сортировка и итоги . Существует возможность создания до четырех уровней группировки и задания для каждого из них своего способа сортировки, либо общего для всех записей способа сортировки данных.

Применение автоформата для отчета

Для быстрого создания отчетов, а также для их выполнения в едином стиле в Access 2007 используются различные шаблоны отчетов. При форматировании отчета можно использовать как стандартные стили форматирования, так и создавать нужные стили самим.

Чтобы применить автоформат, необходимо сначала создать отчет. Далее необходимо выполнить следующие действия.

1. После задания всех свойств отчета, на вкладке Упорядочить в группе Автоформат нужно выбрать команду Автоформат

.

2. В представленном списке стандартных стилей форматирования необходимо выбрать нужный стиль. Установленные в стиле параметры будут автоматически применяться для всех отчетов, создаваемых с использованием данного автоформата. Например, для отчета Товары выберите стиль Access 2007 .

3. Чтобы создать новый стиль форматирования на основе открытого документа, необходимо нажать кнопку Мастер автоматического форматирования , расположенную на вкладке Упорядочить в группе Автоформат под списком стандартных стилей. На экране появится окно Автоформат (рис. 7.29).

Рис. 7.29. Окно Автоформат