Microsoft Access 2007

8. Если в отчете присутствуют числовые поля, над которыми необходимо произвести какие-либо вычисления, то пользователь может воспользоваться возможностью подведения итогов. Для этого нужно нажать кнопку Итоги в окне выбора порядка сортировки.

9. В появившемся окне Итоги будут представлены поля, для которых можно подвести итоги. Напротив соответствующих полей нужно установить флажки для тех функций, которые будут использоваться для вычислений в этих полях. Мастер отчетов предоставляет возможность вычисления суммы, определения среднего, максимального и минимального значений. Кроме того, при вычислении сумм возможно определение процентов от суммарного значения. В данном случае для подведения итогов доступно только одно поле Цена . Найдите для него итоговое значение суммы, для этого отметьте функцию Sum , как показано на рис. 7.6.

Рис. 7.6. Окно Итоги

10. В этом же окне можно выбрать вид представления итогов в отчете. Для этого в группе Показать необходимо установить флажок напротив одного из вариантов:

• Только итоги – в этом случае будут представлены только вычисленные значения;

• Данные и итоги

– отображение итоговых значений с подробными сведениями.

Чтобы получить более полную информацию в отчете, установите флажок Данные и итоги .

После того как все требуемые параметры в окне Итоги заданы, следует нажать кнопку OК .

11. На следующей странице мастера вам потребуется выбрать вид макета отчета. Существует несколько видов макетов для отображения данных отчета – Ступенчатый ,

Блок и Структура . Установите переключатель в нужное положение, например Ступенчатый .

12. После определения наиболее подходящего вида макета на этой же странице мастера необходимо указать параметры страницы. Установите переключатель в положение книжная (устанавливает вертикальную ориентацию страницы) или альбомная

(устанавливает горизонтальную ориентацию страницы). Поскольку данный отчет содержит небольшое количество полей, то есть имеет небольшую ширину, выберите книжную ориентацию страниц и нажмите кнопку Далее .

13. Затем мастер отчетов попросит указать требуемый стиль. Чтобы выбрать нужный стиль, достаточно щелкнуть на нем кнопкой мыши; для наглядности в правой части окна будет отображен эскиз отчета, соответствующий выбранному стилю.

14. В завершение создания отчета необходимо выбрать заголовок, который будет отображен в начале отчета и вместе с тем станет названием документа при сохранении созданного отчета. Назовите отчет так же, как и таблицу, на основе которой он составлен, – Товары .

15. Перед сохранением отчета его можно просмотреть в режиме просмотра отчета, который дает представление о том, как будет выглядеть готовый отчет на бумаге. Для этого нужно установить переключатель в положение Просмотреть отчет , после чего можно нажать кнопку Готово .

Экспорт отчетов Access