Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

Некоторые люди предпочитают архивировать электронные письма в разных папках или помечать их разными ярлыками. И я до недавнего времени так делал. Но потом понял, что это пустая трата времени, если есть отличный поисковый инструмент. Поскольку даже в последней версии MS Office функция поиска оставляет желать лучшего, я использую программу для поиска информации на жестком диске X1 (также хорошая альтернатива – поисковик Copernic). Теперь я сохраняю все письма в одной архивной папке, а те немногие, на которые не могу ответить немедленно, помечаю флажками. При запуске моя программа электронной почты автоматически открывает список этих помеченных писем (см. об этом ниже).

Внимание: когда вы применяете метод пакетной обработки электронной почты, не переходите по интернет-ссылкам, которые содержатся в сообщениях, – особенно в период «цифровой детоксикации». Вам будет очень трудно устоять перед соблазном начать серфинговать по Интернету, жертвуя сосредоточенной работой.

Почему не следует заниматься электронной почтой, чтобы «не терять времени зря»

Если сейчас вы спрашиваете: «Почему нельзя заниматься электронной почтой во время перерывов, которые выдаются в течение дня?», значит, вы читали эту книгу с электронным гаджетом в руках. Или параллельно занимались другими делами. Или же сразу же перескочили к третьей части, пропустив первые две. Подробный ответ на этот вопрос был дан в главе об электронной почте во второй части моей книги.

Позвольте мне еще раз вкратце изложить основные причины, почему вы должны заниматься электронной почтой в строго отведенное время, а не делать это в каждую свободную минуту.

Микроперерывы, которые многие люди считают «потерянным временем», на самом деле нужны вашему мозгу (и телу), чтобы отдохнуть и восстановить силы (см. раздел о периодическом стрессе во второй части книги). Вы должны использовать эти драгоценные моменты, чтобы расслабиться, а не для того, чтобы подвергать себя очередному низкому уровню стресса, который вызывает работа с электронной почтой.

«Потерянное» время позволяет вашему мыслящему мозгу побездельничать между двумя важными встречами. За это время ваш архивирующий мозг получает шанс переварить информацию, полученную на предыдущей встрече, и подготовиться к следующей.

В «потерянное» время ваш архивирующий мозг может поработать с долговременной памятью, найти нужную информацию, поиграть с ассоциативными связями и подготовить почву для творческих решений.

«Потерянное» время, когда вы едете в лифте в свой офис или в офис клиента, прекрасно подходит не только для отдыха вашего мыслящего мозга, но и для того, чтобы вы могли поздороваться с людьми вокруг вас. Почему бы не завести микробеседу? Почему бы не познакомиться с человеком, который может ехать на ту же встречу? Ведь после короткого дружеского общения у него сложится о вас гораздо лучшее впечатление.

«Потерянное» время ожидания перед встречей – прекрасное время для легких светских разговоров. «Что?! Заниматься пустой болтовней вместо того, чтобы написать пару важных электронных писем?» Да, да и да! Необременительная светская беседа позволит вашему мыслящему мозгу расслабиться, а вашему архивирующему мозгу – подготовиться к встрече. И сохранить важную информацию – если вы прибежали сюда сразу после предыдущей встречи.

Такие светские беседы особенно важны перед важными встречами, когда вы сидите и ждете кого-то из своих визави. Эти разговоры играют роль масла для механизма человеческих взаимоотношений: они становятся гораздо легче, ими можно управлять. А интровертам светские беседы перед серьезной встречей помогут почувствовать себя более непринужденно. Во время непринужденного разговора вы можете услышать сведения «не для протокола», о которых никогда не прочитали бы в электронных письмах. Недавно я узнал, что феномен светских бесед был подвергнут серьезному исследованию. В результате установили, что они оказывают огромное влияние на эффективность встреч и совещаний – причем до такой степени, что руководителям было рекомендовано начинать каждую встречу с нескольких минут светской беседы. Особенно если среди участников есть интроверты{457}. Вы можете себе представить, чтобы перед важным футбольным матчем тренер разрешал бы членам команды заниматься своей электронной почтой, не разговаривать друг с другом? Кстати, если вы хотите больше узнать о важности «пустой светской болтовни», зайдите на мой сайт www.compernolle.com, в раздел «Free texts to download» («Бесплатные материалы для скачивания»).