Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Ради успеха встречи придется потрудиться заранее – иногда на протяжении нескольких лет. Джим Гаррисон, способствовавший созданию Фонда Горбачева в США (ныне «Всемирный Форум»), рассказывал мне о том, как в течение пяти лет подготавливал первую встречу с Большим Боссом.

«Зачастую встреча рассматривается как подготовительный этап на пути к решению конкретной задачи. В эпоху Перестройки я пять лет работал в Москве, налаживая связи с ЦК, с Политбюро, с советской элитой, но все это с единственной целью: получить доступ к Михаилу Горбачеву, которого я считал одним из крупнейших исторических деятелей XX века. И когда встреча наконец состоялась, я был к ней готов. Я привнес в этот разговор накопленную за пять лет энергию. Едва я вошел, как мы сразу «совпали». Это было 17 декабря 1991 г. Я оказался последним иностранцем, заставшим Горбачева еще в Кремле. Во второй раз мы встретились в январе 1992-го, уже после его отставки. Эти две встречи определили мою работу на десять лет вперед.

Горбачев согласился с моими предложениями и поручил мне создание фонда его имени в США. Из этого семени проклюнулось множество проектов, встречи с разными замечательными людьми, и наконец появился Всемирный форум, который прекрасно работает и по сей день».

Вот пример поистине режиссерской стратегии в подготовке встречи – а в результате встреча наполняется таким содержанием и смыслом, которые формируют будущее на годы вперед.

О содержании мы еще поговорим, пока же я хотел бы обратить внимание на третий аспект контекста – на его физическую сторону.

Физический контекст: форма задает содержание

Всякая встреча происходит в каком-то пространстве (пусть в виртуальном, если это встреча заочная), и физический контекст собрания влияет на его ход и на конечный итог сильнее, чем многие из нас подозревают.

Представьте: вас пригласили выступить на важной встрече. Вы входите в зал – перед вами два прямых ряда кресел, заполненных ожидающими вас коллегами. А теперь представьте, что в том же зале те же люди сидят не рядами, а в круг и одно сидение оставлено для вас – среди слушателей, а не на сцене. Проверьте, насколько разные ощущения вызывают у вас эти две обстановки. Первая похожа на театр, вы обязаны дать представление. Вторая – пикник у костра, вам уютно, вы затеваете разговор.

Компании, профессионально организующие собрания, давно в этом разобрались и теперь предлагают клиентам формат на выбор: «театр», «кафетерий» и так далее. В одних случаях гвоздем программы становится презентация, в других поощряется диалог и взаимодействие. И учтите: попытка добиться взаимодействия в «театре» противоречит архетипу этой встречи, так что не удивляйтесь, если слушатели, разместившиеся ровными рядами, откажутся беседовать с вами. С другой стороны, чрезвычайно трудно выступать перед круглым столом со сцены. Во-первых, часть слушателей сидит к вам спиной и выворачивает шею, чтобы посмотреть на оратора, а главное, в таком помещении больше пустот, чем слушателей. В театре нам знакомы такие «энергетические ямы» – места в зале, где энергия словно проваливается в черную дыру. Любой выступающий знает, как важен контакт с аудиторией и как хороший контакт улучшает само представление. Это двустороннее взаимодействие, энергия струится от сцены в зал и обратно, выступающий и публика испытывают одни и те же переживания. Взявшись организовать настоящую встречу, помните: человек остро ощущает пространство, в котором находится, и окружающая среда оказывает на него заметное влияние. Стоит изменить обстановку, и изменится не только ход собрания, но и вся культура встречи в целом.

Распилим стол в зале заседаний