Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

«Проводите свои телефонные и видеоконференции, но, если вы никогда не виделись с этими людьми, толку мало, тем более в важных делах. Только после качественной встречи лицом к лицу имеет смысл продолжать общение в виртуале».

Социальный философ Чарльз Хенди свидетельствует о том же:

«Голос в телефоне бестелесен. Видео помогает, но до определенной степени… Если вам нужен подлинный контакт, надо сунуть ноги под один и тот же стол».

Вместе со своей женой Лиз Чарльз исполняет эту заповедь буквально и уже много лет приглашает знакомых в свой лондонский дом на ставшие знаменитыми завтраки. Я – один из многих сотен гостей, кто действительно сунул ноги под кухонный стол Хенди и обсуждал с ними свои и их мечты и планы.

– Лиз приглашает только тех, у кого имеется проект или проблема, – поясняет Чарльз. – Каждый знает, что ему отводится ровно час. Прекрасная возможность для гостя подумать вслух, а мы, если только сумеем сдержаться, молчим и слушаем. И если у гостя есть вопросы, он, как правило, сам же и находит ответы.

Почему завтрак на кухне лучше звонка по скайпу?

– Потому что это особое место. Завтрак на кухне сближает. Под конец мы уже переходим на «ты».

В нашем мире, где все стараются экономить деньги и время, не всегда удается воспользоваться такой роскошью – «сунуть ноги под один стол», пообщаться лицом к лицу. Реальная встреча приобретает повышенную ценность. Тем паче нужно постараться извлечь из нее побольше.

Содержание. Что есть что на собрании

Зачастую повестка дня собрания оказывается перенасыщенной, содержание не отвечает потребностям фирмы. Секрет в том, чтобы пореже собираться и почаще продумывать содержание встреч. Мы заканчиваем краткое путешествие по миру собраний там, где большинство начинает и на что тратит больше всего времени: наконец-то поговорим о содержании.

Мир сделался сложным, изменчивым, порой путанным, и нам естественно цепляться за то, что можно записать, распечатать, подержать в руках. Например, за программу встречи. За несколько недель, порой за несколько месяцев (если речь идет о ежеквартальной или ежегодной встрече) мы садимся и усердно разрабатываем ее план.

Обычно именно содержание кладется в основу встречи. Контекст упоминается – при рассылке приглашения, – но достаточно бегло. Про цель вообще не говорят. В результате встречи, как мы уже говорили, богаты темами, но бедны смыслом. Много «что» и мало «почему».

Если собрание крупное или важное, то, чтобы записать его план, может порой понадобиться внушительная – толщиной в несколько сантиметров – пачка листов, при этом каждый пункт повестки дня обязательно будет зафиксирован, хронометрирован, согласован и систематизирован. 11.17–11.22: печенье (в т. ч. без глютена); в 22.14 – биопауза.

Опасайтесь синдрома кебаба

Это я называю «синдромом кебаба». В те три солнечных дня, которые выпадают ежегодно на долю Соединенного Королевства, мужчины, обычно непригодные для домашних дел, стирают пыль с жаровен и берутся за барбекю. Они тащат мясо всех сортов, овощи, порой и ломтики ананаса, и все это нанизывают на вертела – слишком много всего, слишком тесно, куски мешают друг другу прожариться. Пройдя испытание огнем (растопка – уголь – еще растопка и плеснуть бензина) полусырой и полуобугленный кебаб является на стол и будет съеден, хотя вряд ли будет переварен. Неаппетитная аналогия, зато верная: точно так же на собрании разнородные материалы нанизывают вплотную друг к другу, недожаривают, а потом не могут переварить. Гурман не может быть прожорой. Прекрасное собрание, как прекрасную еду, нужно изящно сервировать. Только фастфуд швыряют и поглощают кое-как. Rolls-Royce весь продуман от шасси до багажника, а Trabant собран из готовых частей. Так вот, изучив наш путеводитель по собраниям, вы уже поняли, что собрание сервируют, а не собирают из готовых ингредиентов.

План и сценарий

В план включается все то, что предстоит сделать. Это список и последовательность шагов, которые вы считаете нужным совершить во время собрания.

Не знаю, принадлежите ли вы к числу поклонников таких списков – лично я нет. Прежде я составлял их, но всегда жестоко перегружал. И у меня не получается следовать им. Вечно галочек оказывается существенно меньше, чем минусов. И потом этим спискам конца нет. Занести очередной пункт в план легко, а вот избавиться от него – трудно.

Кстати, и на этот случай имеется хорошее упражнение. Попросите членов своей команды или коллег составить список из десяти самых важных вещей. А потом пусть вычеркнут все, кроме трех самых главных, и полностью сосредоточатся на них (с тремя-то мы справимся…).