Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Тони Блэр встряхнул дряхлые обычаи, а вместе с ними и всю чиновничью рать, когда перевел государственные обсуждения из Кабинета министров в свой собственный офис – «Берлогу», как его стали называть. Этот «Диванный Кабинет» не всем пришелся по вкусу (да и мистер Блэр тоже), но зато все вспомнили о том, что душный зал заседания, возможно, не является наилучшим местом для настоящих дискуссий.

Подумайте о разных местах, где вы могли бы проводить дискуссии, и не упускайте из виду менее формальные варианты.

Помню, как пришел в зал заседания совета директоров голландского филиала компании Mexx на дискуссию об их бренде. В комнате было очень прохладно, это была минималистская стеклянная коробка, которая одной стороной выступала из корпуса здания и нависала над пустотой. Отличная тема, но не имеет ничего общего с социальной ориентированностью и с демократическим происхождением компании, о котором мы как раз собирались поговорить. Я попросил моего клиента Ашиша Сенсарму провести экскурсию по зданию и показать нам настоящий Mexx. Мы побывали в дизайнерских студиях, в кладовках, в выставочных залах, в кафетериях, в курилке – и в конце концов в гараже мы нашли школьный автобус, переоборудованный в магазин на колесах. Очень просто. Очень популярно. Очень Mexx. Вот там-то мы и провели встречу.

Вместо стола для заседаний можно поставить, например, обеденный стол. Еда – отличный стимул для дискуссии. Для наших предков, поедавших мамонта, еда была моментом полной уязвимости, когда было невозможно защитить себя. Пригласить другого пещерного человека разделить трапезу было символом доверия. В наше время, когда мы делимся едой, мы тоже «сбрасываем броню» и можем по-настоящему подискутировать.

Дискуссия может – я бы даже сказал, должна – быть шумной. Дискуссия – это всегда столкновение. Так что имейте в виду, что такую встречу надо проводить там, где вы никому не помешаете и где участники смогут шуметь, сколько угодно.

Что мы делаем на дискуссионных встречах?

Во время настоящей дискуссии, особенно по телефону, нужно четко понимать, что происходит. В наше загруженное, очень загруженное время легко скатиться с серьезных вопросов к пустякам. Значит, тем, кто ведет дискуссионную встречу, надо четко указать временные рамки этой встречи и завершить ее, когда время выйдет.

Есть три способа узнать, что дискуссия завершена или когда нужно приостановить ее, чтобы освежить:

• Тема была рассмотрена с неменьшего количества сторон, чем число присутствующих участников.

• Заканчиваются силы.

• Дискуссия превращается во что-то другое – в ожесточенную схватку, в демонстрацию мнений, в пересуды.

Содержание дискуссии должно соответствовать цели дискуссии. Для чего дискуссия? Это может быть, например:

• дискуссия для прояснения ситуации (т. е. означает ли что-то именно то, что мы думаем это означает?);

• дискуссия для уверенности (точно ли мы все сделали?);

• дискуссия для понимания (давайте обсудим проблему, вместе будет легче справиться с ней).

Случаи, на которые стоит обратить внимание

Один или несколько участников контролируют дискуссию. Руководитель дискуссии должен справиться с болтунами. Один хороший способ сделать это придумали мои дети на случай, если я пущусь рассуждать о пользе игры на фортепиано. Они просто показывают мне большие пальцы, что означает: «Пап, я слышал, что ты сказал, и оттого, что ты повторишь одно и то же разными способами, я не услышу больше». Этот символ мы назвали «Понял – давай дальше», и, как выяснилось, он отлично работает и на рабочем месте. В любом случае намного лучше, чем рубить ребром ладони по горлу, демонстрируя, что вы близки к тому, чтобы отрезать голову себе – или оратору.

Еще один изящный способ справиться описан в замечательной книге Питера Миллера «Умный рой» (Smart Swarm), посвященной особенностям коллективного разума. Он ссылается на рассказ о Вермонте, где горожане обсуждали бюджет на встречах в здании муниципалитета. Чтобы сдерживать тех участников, которые любят звук собственного голоса, ведущие встречи следовали правилу, придуманному генералом Генри Мартином Робертом. Этот воин, ставший «архитектором» собраний, составил список того, что можно и чего нельзя делать на встречах. «Правила порядка Роберта» до сих пор соблюдаются в Вермонте. Среди них есть одно очень простое, которое тем не менее позволяет сдерживать многоречивых людей: «никто не говорит дважды, пока все не высказались по одному разу».