Роман Исаев

Оптимизация всех бизнес-процессов: руководство к действию

Предисловие

Практическое пособие будет полезно для выполнения следующих задач.

• Проектирование (описание), анализ и оптимизация процессов и бизнес-архитектуры организации.

• Оптимизация организационной структуры.

• Повышение эффективности взаимодействия подразделений и личной эффективности сотрудников.

• Управление проектами организационного развития, цифровой трансформации.

• Разработка и выпуск новых продуктов и услуг.

• Разработка и реализация стратегии развития организации.

• Обеспечение операционной надёжности и непрерывности деятельности организации, снижение операционных рисков.

• Оптимизация финансовых расходов, снижение издержек и себестоимости процессов.

• Систематизация и распространение знаний в организации, обучение сотрудников.

• Разработка комплексной цифровой модели организации.

• Разработка единого центра управления организацией.

• Расширение бизнеса, генерация и реализация новых идей для развития.

• Улучшение внутреннего контроля и корпоративного управления.

Практическое пособие состоит из двух частей.

Первая часть посвящена оптимизации процессов и предназначена для организаций, которые уже описали (формализовали) свои процессы.

Вторая часть посвящена описанию процессов и предназначена для организаций, которые впервые начинают эту работу и должны полностью пройти весь путь от описания к оптимизации процессов и практическому внедрению всех изменений на практике.

Пособие предназначено для организаций всех отраслей и следующих групп специалистов: бизнес-аналитики (специалисты по бизнес-процессам), системные аналитики, методологи, руководители проектов, менеджеры по качеству (СМК), специалисты по организационному и стратегическому развитию, риск-менеджеры, аудиторы, консультанты.

Пособие выпущено в двух форматах: печатный и электронный (будет доступен в Интернет-магазине «» по адресу /author/roman-aleksandrovich-isaev/).

Если вы используете в работе электронный формат данного пособия, убедительная просьба: не распространять и не размещать его в открытый доступ. Это является нарушением авторских прав и лицензионного законодательства.

Обо всех случаях несанкционированного распространения электронного формата пособия необходимо сообщить в издательство "Инфра-М" или автору по контактам, указанным на последней странице.

Уважаемые читатели!

Если при прочтении пособия:

– вы захотите написать отзыв (благодарность),

– у вас появятся интересные идеи или предложения,

– вы заметите неточности или недостатки в содержании,

сообщите, пожалуйста, автору по контактам, которые приведены на последней странице.

Мы обязательно учтём всю поступившую информацию при выпуске следующих изданий пособия.

Часть 1. Оптимизация процессов

1. История выполнения массового бизнес-процесса и его оптимизации

В данной главе рассмотрен пример реального выполнения процесса «Закупки» (as-is) и его оптимизация (to-be). Детально описаны шаги (этапы) процесса со всеми проблемами и операционными рисками. Данный процесс является массовым (часто выполняющимся) и высокоприоритетным во многих организациях, и от его результатов зависит эффективность работы многих подразделений.

1.1. Как работает процесс в обычном виде (as-is)

1. Отдел X крупной российской организации решил закупить новое ИТ-оборудование для своей работы. Направлена заявка в тендерный отдел с приложением списка возможных (потенциальных) поставщиков. Внутренний заказчик (отдел Х) далее устранился от контроля процесса закупки и никак не влиял на сроки его выполнения.

2. Тендерный отдел из-за большой загрузки взял заявку в работу только через неделю после её поступления, подготовил тендерную документацию и разослал её в организации (потенциальным поставщикам).

3. Один из участников тендера выявил ошибку в тендерной документации, и в результате всем участникам пришлось переоформить свои документы и коммерческие предложения на тендер. Задержка составила 6 дней. Требования к оформлению документов на тендер и сама процедура их отправки (подачи) максимально усложнены, а инструкция для участников тендера насчитывает 25 страниц текста.

4. Служба экономической безопасности выполнила детальную проверку участников тендера и согласовала их допуск. Длительность данного шага составила 4 дня.

5. Тендерный комитет проводится 2 раза в месяц, ожидание решения составило 6 дней. Выбран и утверждён поставщик среди кандидатов (участников тендера).

6. Отдел закупок получил решение тендерного комитета и начал процедуру оформления. Сотрудник отдела закупок заболел, и процесс остановился на 2 недели. Кроме него этот процесс именно под данную закупку никто выполнять (продолжать) не стал. Поставщика об этом никто не проинформировал.