Организация работы отдела снабжения. Учебно-методическое пособие

После того как определен сегмент рынка товаров, на котором компания собирается работать, можно заниматься поиском и выбором поставщика. Так же не надо забывать данный метод на протяжении всей работы, необходимо иметь оптимально три поставщика по каждому товару или сырью и несколько дополнительных, с которыми компания сотрудничает не чаще 1-2 раза в год, когда основные поставщики не имеют возможности поставить товар и/или сырье (услугу) в связи с разными ситуациями.

Поиск и выбор нового поставщика не должен ограничиваться субъективными предположениями, необходимо четко структурировать данный этап работы, чтобы впоследствии работа с выбранным поставщиком приносила видимый результат.

На первом этапе поиска и выбора поставщика необходимо собрать максимально полную информацию обо всех потенциальных поставщиках по рынку требуемых ТМЦ.

Источниками такой информации могут быть:

– каталоги и прайс-листы, торговые журналы;

– Интернет;

– рекламные материалы: фирменные каталоги, объявления в СМИ;

– местные источники, такие как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители»;

– объявления о проведении торгов;

– банки и финансовые институты;

– выставки и ярмарки («Экспоцентр», ВВЦ и др.);

– торговые директории («Желтые страницы», «Оптовик», «Товары и цены» и т.д.);

– торговые представительства;

– собственное расследование (все методы и источники, не являющиеся формальными и не требующие официальных документальных запросов):

неформальные личные контакты с коллегами, знакомыми, конкурентами;

неформальные личные контакты и переписка с возможными поставщиками;

общение с конкурентами потенциального поставщика и т.д.

– переписка и личные контакты с возможными поставщиками;

– конкуренты потенциального поставщика;

– торговые ассоциации (Торгово-промышленная палата РФ и др.);

– информационные агентства (РИА «РосБизнесКонсалтинг» и др.);

– государственные источники: регистрационные палаты, налоговая инспекция, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

Выбор поставщика, определяется целой системой критериев, но основными критериями выбора являются: цена (4), качество товара (2), надежность поставки (1), предоставление отсрочки платежа (5) и производственные мощности (3).

Можно установить систему критериев первоначального отбора поставщиков и их оценку значимости (по десятибалльной шкале):

1. Надежность поставки (или своевременность поставок) – 8 баллов.

2. Гарантии качества (срок гарантии, качество продукции) – 10 баллов.

3. Производственные мощности – 8 баллов.

4. Ценовая политика (сравнение реальной цены с желаемой и/или с минимальной, полученной у других поставщиков, возможность получения статуса дилера и/или эксклюзивного представителя) – 9 баллов.

5. Предоставление отсрочки платежа – 10 баллов.

6. Местоположение – 7 баллов.

7. Технический потенциал – 7 баллов.

8. Финансовое положение – 9 баллов.

9. Возможность компромиссов – 6 баллов.

10. Наличие информационной системы связи и обработки заказов – 3 балла.

11. Послепродажный сервис (предоставление гарантии по ТМЦ во время срока его службы, возможность вернуть ТМЦ, если по нему не было движения в течение года) – 6 баллов.

12. Репутация и роль в своей отрасли – 5 баллов.

13. Деловая инициативность – 1 балл.

14. Управление и организация – 1 балл.

15. Контроль деятельности – 1 балл.

16. Отношение к покупателю – 4 балла.

17. Имидж – 5 баллов.

18. Оформление товара (упаковка) – 4 балла.

19. Трудовые отношения – 5 баллов.

20. Деловой опыт и история взаимоотношений – 3 балла.

21. Вспомогательная литература и инструкции – 2 балла.

22. Взаимность выгод и интересов (на сколько поставщик готов отстаивать интересы покупателя) – 2 балла.

Если системе установленных основных критериев (1-5) отвечают несколько поставщиков, то их рассматривают по остальным критериям (6-22).

Далее выбранных Поставщиков ранжируют, используя непосредственные контакты с представителями поставщиков (таблица 3.4.1 и рис. 3.4.1).

Основные критерии являются обязательными для выбора поставщика, по остальным критериям оценивается поставщики, когда есть несколько выбранных кандидатов для последующей работы.

«Удельный вес критерия» – определяется в единицах до сотых, величина каждого критерия зависит от полученной информации по поставщику и субъективной оценке менеджера отдела снабжения, в итоговой сумме все критерии составляют единицу.

«Оценка значимости критерия» – определяется по выше утвержденной шкале.

«Произведение удельного веса критерия на оценку» – определяется путем умножения «Удельного веса критерия» на «Оценку значимости критерия».