Организованный ум. Как мыслить и принимать решения в эпоху информационной перегрузки

В контексте анализа стоимости и ценности вашего часа важно и еще одно соображение: на принятие решения не нужно тратить больше времени, чем стоит само решение. Представим, что вы пришли в магазин и нашли там рубашку, которая вам очень понравилась, и стоит она ровно столько, сколько вы решили потратить. Продавец показывает другую рубашку, которая вам тоже нравится. В этой ситуации вы готовы потратить некоторое время, чтобы выбрать одну из двух, так как ограничены в средствах. А если продавец предложит купить обе, доплатив за вторую всего пять долларов, вы наверняка используете это предложение, ведь разница в цене одной и обеих, в сущности, ничтожна, и не стоит тратить времени на раздумья.

Дэвид Лэйвин, президент международного агентства, занимающегося организацией выступлений, рассказывает: «Однажды коллега взялся меня критиковать за то, что я принял решение, не имея полной информации. Но чтобы в той ситуации собрать все сведения, мне понадобилось бы не меньше часа, а вопрос, о котором шла речь, был не очень существенным и стоил минут десять моего времени, не больше»[553].

Для эффективного управления временем важно научиться использовать напоминания, то есть предвидеть собственные потребности и возможные проблемы и готовиться к их наступлению. Линда (мы говорили о ней в главе 3), помощник президента компании из списка Fortune 100 с годовым оборотом 20 миллиардов долларов[554], рассказала о своем подходе к организации работы руководства компании, а также к управлению расписанием своего начальника и перечнем его задач[555]

. Замечу, что Линда – одна из наиболее эффективных из всех моих знакомых.

«Я часто использую напоминания», – рассказывает Линда, имея в виду разнообразные способы оповестить себя о будущих делах или обязательствах. Это может быть и папка с документами, и напоминание в электронном календаре. «Для организации и ведения расписания начальника я использую календарь. Да и собственные дела записываю там. Так что утром, открыв его, вижу, что сегодня нужно сделать, а также что у нас запланировано, но требует подготовки уже сегодня. Если появляется новый проект, я стараюсь выяснить, сколько времени может понадобиться моему руководителю на его выполнение и какой поставлен срок.

Скажем, он думает, что на активную работу понадобится недели две, а результат нужен через месяц. Тогда я включаю напоминание за три недели до назначенного срока, то есть за неделю до начала необходимого двухнедельного периода, чтобы он мог заранее начать обдумывать проект и был готов вовремя приступить к работе. Еще я ставлю напоминание на тот день, когда он точно должен взяться за проект, а также на каждый день, в течение которых он должен трудиться.

Конечно, многие проекты предполагают участие других людей; нередко доля работы выполняется кем-то из подчиненных. Тогда я выясняю, кто и что должен сделать и к какому сроку нужны промежуточные результаты, чтобы мой руководитель успел выполнить свою часть. Я ставлю в свой календарь напоминания, чтобы своевременно собрать нужную информацию у коллег».

Эта система будет эффективной, если все без исключения дела, а не только важные, попадают в календарь: если какие-то часы остаются незаполненными, то и вы, и кто угодно, имеющий доступ к вашему графику, станете считать, что это время свободно. Если заполнять календарь лишь частично

, оставляя некоторые дела просто в голове, обязательно начнутся накладки, и на некоторые временные промежутки будет планироваться сразу несколько встреч или мероприятий. Так что лучше всего все дела, мысли и напоминания как можно быстрее вносить в расписание. А еще можно планировать время с помощью бумажных карточек и хотя бы пару раз в день фиксировать их в графике.

Линда говорит, что обязательно распечатывает все планы – на случай, если компьютер перестанет работать. При этом она ведет несколько версий календаря: одну видит начальник; другая только для нее; в третьей отражаются напоминания, на которые шефу отвлекаться не стоит. Она также собирает отдельный график по личным проектам, не связанным с этой работой, и для людей, с которыми ее босс взаимодействует чаще всего.

С помощью календаря Линда составляет перечень шагов перед важной встречей или мероприятием и отслеживает их выполнение: «Если запланировано посещение врача и нужно, скажем, заранее сдать анализы, я узнаю, как долго они делаются, и организую их задолго до встречи с врачом. Если необходимо получить какие-то документы, стараюсь разобраться, сколько времени потребуется на работу с ними, и резервирую его». В наши дни календари на компьютере легко синхронизируются с аналогичными приложениями на смартфонах (Android, iPhone, Blackberry), поэтому все необходимые напоминания могут появляться и на экране телефона.