ПК без напряга

Оформление таблицы

В принципе, прайс-лист уже готов, иногда на этом этапе все и заканчивается. Заполнив таблицу данными, создатели решают, что «и так хорошо», и рассылают результат клиентам. А потом клиенты сидят и морщатся, потому что пользоваться таблицей в таком виде не очень удобно: под порядковый номер отведено слишком много места, а под название и авторов – слишком мало, да и заголовок таблицы сливается с ее телом. Неаккуратненько как-то!

Чтобы сделать «аккуратненько», выделите все ячейки таблицы. Для этого достаточно щелкнуть кнопкой мыши на ячейке А1 и, не отпуская кнопку, протащить указатель до F11 . Как только вы отпустите кнопку, вся таблица окажется выделена.

Теперь подберем такую ширину столбцов, чтобы весь текст нормально читался. Для этого можно вручную перетаскивать границы столбцов, но наша серия ведь называется «Без напряга», правильно? Поэтому просто на вкладке Главная ленты выберите в группе Ячейки кнопку Формат . Щелкните на ней и в раскрывшемся списке выберите Автоподбор ширины столбца … Или, если написать короче, выполните команду Главная → Ячейки → Формат → Автоподбор ширины столбца . Таблица изменится быстро и приятно глазу.

Затем можно раскрасить ее. Это не только полезно, но и удобно – все сразу видно. Чтобы не тратить время на раскрашивание ячеек вручную, воспользуйтесь одной из заготовок. Для этого – при выделенных ячейках таблицы! – выполните команду Главная → Стили → Форматировать как таблицу . Появится список готовых вариантов оформления. Выберите любой, какой вам на душу лег, и щелкните на нем кнопкой мыши.

Я, например, выбрал такой, как показан на рис. 6.5.

Рис. 6.5. Отформатированная таблица

Видите, у левого края каждого заголовка появилась стрелочка? Это не просто так стрелочка, она нам скоро пригодится. Буквально в следующем разделе.

Бороться, искать, найти и отфильтровать

Мы для примера рассматриваем очень простой прайс, всего десяток позиций. Обычно их куда больше. Найти нужный пункт бывает очень сложно… Вернее, было бы очень сложно, если бы не функции фильтрации и сортировки, которыми оснащен Excel.

Сортировка

Самый простой способ разобраться в длинном списке данных – расположить их по какому-нибудь признаку. Во-первых, нас могут интересовать книги определенного автора, во-вторых, книги, которые начинаются на определенное слово, в-третьих, книги определенной ценовой категории.

Допустим, нас интересуют книги Н. Макаровой, которые попали в список. Выделяем столбец Автор (для поставленной задачи этого достаточно), а затем на ленте находим кнопку Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр :

При нажатии этой кнопки появится меню, в котором надо выбрать пункт Сортировка от А до Я . Содержимое столбца – а за ним и всей таблицы – будет перестроено так, что авторы расположатся в алфавитном порядке.

И мы сразу увидим, что столбец Автор заполнили не совсем правильно. Нужно было указывать сначала фамилию, а уж потом инициалы или имя. Тогда фамилии авторов были бы выстроены по алфавиту, а не их имена. Моя вина. В следующий раз будем умнее.

Ну все равно, книги одного автора оказались на соседних строках, чего мы и добивались (рис. 6.6).

Сортировкой должен уметь пользоваться каждый! Это сэкономит уйму сил и времени, а главное – позволит разобраться в самой сложной таблице Excel.

Фильтрация