Повышение эффективности отдела продаж за 50 дней

Это очень важная и актуальная тема, потому что системно совещания и летучки не проводят в 98 % компаний. Некоторые проводят их от случая к случаю. Между тем системная работа по части совещаний и планерок (летучек) приводит к тому, что ваша компания, отдел продаж и другие отделы постоянно развиваются. Поэтому так важно приучить еженедельно и ежемесячно ставить цели, достигать их и отчитываться за положительный или отрицательный результат. Это прививает гипер-ответственнность за итоги деятельности. Благодаря такому подходу ваша компания будет стабильно расти.

Часто планерки проводят по мере появления поводов, а не системно: каждую неделю и каждый месяц. Это приводит к тому, что у ваших коллег нет дисциплины и привычки ставить задачи и достигать их. Линейный рост – максимум, на что может рассчитывать компания, где не практикуют системные планерки и совещания.

Еще совещания используют для замера показателей и отчетов о проделанной за месяц работе – по показателям эффективности и проценту их выполнения. Плюс обсуждаются ключевые моменты, планы и стратегии развития.

Чтобы превратить планерки и совещания в привычку, надо составить график их проведения. И утвердить регламент. Так ни у кого не возникнет вопросов, «когда», «во сколько», «что я должен подготовить», «какие отчеты принести», «сколько времени продлится собрание» и т. п. Вся необходимая информация должна быть включена в регламент.

Для менеджеров отделов продаж можно проводить ежедневные утренние летучки по 10–15 минут, на которых руководитель отдела уточняет цели менеджеров и ставит по три цели на день. Следующий день начинается с отчета, что сотрудники сделали вчера, и новых трех целей на текущий день. Так менеджеры входят в рабочий ритм с первых минут в офисе (летучка проходит, например, с 9:00 до 9:15). А в большинстве компаний люди пришли в 9 утра на работу и еще полтора-два часа раскачиваются: кофе, перекуры, новости, социальные сети, личная почта и т. д.

Руководитель одного моего клиента опоздал на встречу – и я полтора часа просидел в отделе продаж, причем в самом начале рабочего дня, все это время наблюдая за сотрудниками. Притом что они знали, чем я занимаюсь в их компании. Так вот, первые полтора часа люди пили кофе, ходили курить, делились новостями. Только через 1 час 45 минут первый менеджер сделал телефонный звонок. Можно оценить в деньгах, сколько теряет компания при таком старте. Это часть фонда оплаты труда (ФОТ) менеджеров, потому что компания платит за неэффективно потраченное сотрудниками время, плюс если бы это время было посвящено продажам – их стало бы на 1/4 больше:

Потери = ФОТ отдела продаж/8 × 2 + 1/4 объема продаж.

Утренние совещания важны еще и потому, что ставят цели на день и времени на раскачку у менеджеров просто не остается. Еженедельные совещания помогают поставить цели на текущую неделю и проконтролировать задачи прошлой семидневки, что позволяет постоянно расти. Ежемесячные совещания способствуют выполнению ключевых показателей эффективности: в конце месяца у руководства будет большой отчет по сделанному, о средствах достижения и возможностях увеличить эффективность. И конечно, это позволит поставить цели на следующий месяц, определить ответственных за их выполнение, дедлайны и т. п.

Контроль и отчетность

В большинстве своем технологии, которые вы будете внедрять, не сработают без системы контроля и отчетности. Если вы не ставите себе задачу контролировать результат, вероятность его достижения сильно снижается. Что должна включать система контроля и отчетности?

Важны два направления:

1) первое – контроль процесса выполнения задачи. Он предполагает контроль качества выполнения стандартных задач и может включать замер количества холодных звонков, первичных и вторичных, а также количества назначенных встреч, выставленных счетов, подписанных договоров, допродаж;

2) второе – контроль результата. Он предполагает замер разных показателей, демонстрирующих результат работы. Например, объем продаж за день, прибыль, количество новых клиентов и т. д.

Если у вас есть прописанные стандарты и правила продаж, скрипты продаж, инструкции для менеджеров, нужно ввести контроль за их соблюдением. Для этого можно использовать замеры с помощью тайного покупателя своими силами или силами специальных агентств. Так вы сразу увидите срез продаж, какой он есть на данный момент. Для многих компаний и руководителей эта информация оказывается просветляющей.

В том числе система контроля должна включать контрольные мероприятия и выборочный контроль, когда вы сверяете показатели, например по АТС – количество исходящих и входящих звонков, кто их делает, в какой форме предоставляет отчет о деятельности и т. д. Иногда установление видеокамеры в офисе и на складе, даже ее муляжа, хорошо влияет на продажи, отсутствие воровства и т. п.

Маркетинг-план