Практический менеджмент. Методы и приемы деятельности руководителя

8. Выработайте привычку пользоваться записной книжкой. Всякий, кто хотя бы раз испытал муки, вспоминая, что ему еще надо сделать, поручится за справедливость правила — записывать все предстоящие дела, фиксировать яркие, мимолетные мысли, номера телефонов и т. д. Целесообразно размещение записок на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т. д. Это поможет вам всегда быть наготове относительно всяких мелких дел, о которых иначе можно было бы совсем забыть. Карандаш с бумагой может сберечь время, затрачиваемое на обдумывание проблем. Надо что-то решить? Набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроются разнообразные возможные решения. Выбирайте! Экономьте время, затрачиваемое на справки, а потому держите в порядке записи часто требующихся адресов и телефонов. Одним словом, не загружайте память тогда, когда это не нужно.

9. Досадные помехи. Добрые друзья и товарищи по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу (и ваш график!), тактично дав понять, что вы в цейтноте. Бели в вашу комнату ходит много народу, попробуйте расположить свое рабочее место так, чтобы сидеть лицом к стене. Некоторые работники переносят время обеденного перерыва и остаются работать, когда товарищи уходят обедать.

10. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторов и исправлений, если с первого раза будете стремиться получать исчерпывающие указания и сведения. Явитесь на совещание к 14.30, когда на самом деле оно назначено на 15.00, и вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то делать, уточните: где, когда, как, что, почему. Если что-нибудь остается неясным, сразу же спросите.

11. О шаблоне. Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления. Только потому, что мы всегда выполняли что-то одним определенным образом, мы подчас считаем, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем почти всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного подумать. Если сейчас вы делаете что-то в последовательности АБВГ, попробуйте порядок АВБГ. Может быть, получится быстрее. Не передать ли другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации? Нельзя ли воспользоваться какими-нибудь средствами оргтехники, чтобы сберечь время? Не следует ли поинтересоваться, как другие экономят время?

12. Не упускайте из виду мелочи. Вы можете избежать небольших, но отнимающих время недоразумений, если будете по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов. Это означает, что надо всегда иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в вашей работе, в вашем быту, — будь то какие-то запасные детали или канцелярские принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Если надо, приобретите вторые ключи, очки, зонт, бритвенные лезвия. Решайте с вечера, что наденете утром.

13. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приняться за работу, множество людей приводят в порядок свои столы, чинят все карандаши, какие только попадаются на глаза, глядят в окна, погружаются в газетный кроссворд, выпивают чашечку кофе, а потом удивляются: куда девалось время! Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Никто, кроме вас самого, не сможет помочь вам избавиться от привычки мешкать с делами. Принимайтесь за них!

14. Используйте время полностью. Всегда есть возможность намного увеличить свое продуктивное время, полнее использовать его. Это значит, что время на поездки, ожидания можно занять такими делами, как планирование своей работы, обдумывание предстоящих задач, просматривание записей, которые пригодятся в дальнейшей работе.

15. Следите за тем, на что тратите свободное время. Если игра в мяч вместе с друзьями или рыбалка помогают вам отдохнуть и освежиться — прекрасно! Но не предавайтесь таким занятиям только потому, что так делают другие. Мы могли бы сберечь многие часы, если бы были чуть разборчивей при выборе кинокартин и телепередач, которые смотрим, книг и журналов, которые читаем.

16. Меняйте занятия. Почти никогда тело не устает все сразу. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя занятия, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя и стали утомляться, переключитесь на работу, которую надо делать стоя или при которой надо двигаться. Вы весь день на ногах? Займитесь сидячей работой. Вы не только увидите, что ваш организм способен на большее, но такая перемена сделает вас бодрее, более заинтересованным в работе.

17. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15-20 минут раньше обычного, вы зададите тон всему дню.