Расширенные возможности Microsoft Word 2007

Свойства документа и вставка полей

Вместе с текстом документа при сохранении файла Word запоминает еще ряд

параметров документа, таких как имя автора, название организации, даты создания и

печати документа и т.д. Увидеть эти параметры можно, нажав кнопку Офис и выбрав в

разделе Подготовить (Prepare) команду Свойства (Properties):

Полный список всех свойств документа

можно увидеть, если щелкнуть мышью по

кнопке Свойства документа (Document

Properties) и выбрать Дополнительные

свойства (Advanced Properties).

Использовать эти свойства в тексте

документа можно, вставив в документ поля.

Для этого необходимо открыть вкладку

Вставка (Insert) и нажав кнопку Экспресс-

блоки (Quick Parts), выбрать в

выпадающем списке команду Поле (Field).

В открывшемся окне можно выбрать любое

желаемое поле из списка и настроить

дополнительные параметры вставки:

www.specialist.ru

Расширенные возможности Word 2007

49

ЦКО «Специалист»

Список наиболее используемых полей:

AUTHOR – имя автора документа

CREATEDATE – дата и время создания документа

FILENAME – имя файла

LASTSAVEDBY – имя пользователя, сохранившего документ последний раз

NUMPAGES – общее число страниц

PRINTDATE – дата время последней печати

SUBJECT – тема документа

SAVEDATE – дата и время последнего сохранения

TITLE – название документа

Элементы управления

При создании документов, которые потом

будут заполняться другими

пользователями (электронных анкет, тестов, шаблонов договоров и т.п.) возникает

необходимость разрешить пользователям ввод данных в строго определенные места

документа (например, в поле реквизитов, не меняя текста договора) с одновременным

контролем типа вводимой информации (текст, числа, даты). Это можно реализовать с

использованием элементов управления с вкладки Разработчик (Developer):

После вставки любого элемента управления его необходимо настроить, нажав

кнопку Свойства (Properties)

. Word предоставляет в распоряжение пользователя

следующие элементы управления:

www.specialist.ru

Текстовое поле – позволяет пользователю

вводить текст определенного формата (стиля)

Поле со списком – пользователь может выбрать

один из вариантов раскрывающегося списка.

Элемент управления содержимым рисунка –

позволяет вставить в форму нужое графическое

изображение из файла.

ЦКО «Специалист»

50

Расширенные возможности Word 2007

Выбор даты - раскрывающийся календарь для

быстрого ввода даты.

После создания формы ее необходимо защитить от

несанкционированного редактирования. Для этого

откройте вкладку Рецензирование или Разработчик и

нажмите кнопку Защитить документ – Ограничить

форматирование и редактирование. В появившемся

окне установите флажок в группе Ограничения на

редактирование, выбрав из выпадающего списка

вариант Ввод данных в поля форм.

После этого активируйте защиту кнопкой Да, включить защиту (Enforce

protection). В этом режиме невозможно менять текст или настройки полей формы –

можно лишь вводить данные в созданные поля.

Использование шаблонов

При создании большого количества однотипных документов разумно использовать

типовые заготовки – шаблоны – для экономии времени и сил, затрачиваемых на

создание и оформление документа.

Microsoft Word позволяет любой документ сохранить как шаблон, чтобы

впоследствии можно было создавать новые документы на его основе. Для создания

шаблона выполните следующие действия:

1. Откройте (или создайте) документ, который будет использоваться как

шаблон.

2. При необходимости, добавьте в документ поля форм, чтобы ограничить

возможности ввода данных в будущие документы, созданные на основе этого

шаблона. Также можно установить защиту на документ, определив

разрешенные для редактирования области или список разрешенных стилей

для форматирования документа.

3. Нажмите кнопку Офис -> Сохранить как -> Шаблон Word. Лучше всего

сохранить шаблон в папку

:

C:\Пользователи\ИмяПользователя\AppData\Roaming\Microsoft\

Шаблоны - стандартную папку, где Word сохраняет шаблоны (в Windows

Vista).

Теперь, для создания нового документа на основе созданного шаблона, достаточно

нажать кнопку Офис и выбрать Создать (New). Шаблоны пользователя будут доступны

по ссылке Мои шаблоны (My Templates):

www.specialist.ru

Расширенные возможности Word 2007

www.specialist.ru

51

ЦКО «Специалист»

ЦКО «Специалист»

52

Расширенные возможности Word 2007