Расширенные возможности Microsoft Word 2007

документов, которые он хочет получить на выходе после

слияния:









Письма – обычные бумажные письма для рассылки,

например, клиенту;

Электронные сообщения – электронная почтовая

рассылка;

Конверты – печать на конвертах адресов отправителя

и получателей;

Наклейки – наклейки с адресами для конвертов,

бейджи и пр.



Каталог

–

имеется ввиду каталог, например,

продукции, т.е. перечисление чего-либо в списке

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ

будет являться основой (заготовкой) для всех будущих

однотипных сообщений.

Можно использовать

открытый заранее текущий

документ, имеющийся шаблон или открыть существующий

документ с диска.

www.specialist.ru

ЦКО «Специалист»

38

Расширенные возможности Word 2007

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге, фактически, происходит подключение

списка к документу Word. Возможно использование уже

готового списка любого поддерживаемого формата, списка

контактов Outlook или создание списка непосредственно во

время процедуры слияния.

При выборе вариантов Использование списка или

Контакты Outlook необходимо использовать ссылку Обзор

для выбора файла со списком или нужной почтовой папки

Outlook.

После выбора источника данных, Word позволяет

провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при

помощи окна Получатели слияния:

www.specialist.ru

Расширенные возможности Word 2007

39

ЦКО «Специалист»

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда

именно в документ должны попасть данные из подключенного

списка.

Для этого необходимо установить курсор в точку

вставки и использовать ссылки в области задач.

Чаще всего используется ссылка Другие элементы,

поскольку она выводит полный набор всех полей списка:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе пользователь уже может предварительно

просмотреть результаты слияния, используя кнопки со

стрелками. При необходимости, также, можно исключить

любого получателя из процедуры слияния.

www.specialist.ru

ЦКО «Специалист»

40

Расширенные возможности Word 2007

Этап 6. Завершение слияния

Нажатие ссылки Печать приведет к немедленной

отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на

экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате

слияния документы для дальнейшего использования или

требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то

лучше использовать ссылку Изменить часть писем, которая

выведет результаты слияния в отдельный файл.

Примечания

1. При выполнении слияния для создания и распечатки конвертов или наклеек на

Этапе 2 необходимо будет уточнить параметры конверта/наклейки (размеры,

способ подачи в принтер, количество и т.п.)

2. При выполнении слияния для создания

электронной почтовой рассылки , созданный в

Word почтовые сообщения после завершения

процедуры слияния будут автоматически

перенаправлены в папку Исходящие Microsoft

Outlook, и их дальнейшей отправкой будет

заниматься уже почтовая программа.

Пользователю необходимо только указать

какое именно поле списка использовать в

качестве адресов электронной почты и тему

сообщения в окне Составные электронные

письма:

3. При выполнении слияния для создания наклеек , на Этапе 4 после создания

одной первой наклейки необходимо распространить сделанные изменения на все

остальные наклейки на листе. Это можно сделать кнопкой Обновить все

наклейки в области задач «Слияние».

4. В Word 2007 все этапы мастера слияния можно выбирать при помощи кнопок на

вкладке Рассылки (Mailings):

www.specialist.ru

Расширенные возможности Word 2007

41

ЦКО «Специалист»

Макросы

Макрос – это записанная последовательность действий, которую Word может

выполнить по команде пользователя. Макросы удобно использовать для автоматизации

каких-либо однообразных, рутинных операций (заполнение стандартных бланков,

типовые операции форматирования и т.п.)

По сути, макрос представляет собой набор команд, т.е. программу на языке

программирования Visual Basic for Applications (VBA). Отсюда следуют два основных

способа создания макросов:



Написание макросов «с нуля», т.е. чистое программирование. Пользователь

должен запустить редактор Visual Basic (среду программирования) кнопкой Visual

Basic на вкладке Разработчик (Developer) и начать писать текст программы «с

чистого листа». Очевидно, что такой способ требует серьезной предварительной

теоретической подготовки в области программирования.



Использование

макро -рекордера .

Запустив запись макроса,

пользователь

выполняет действия, которые потом должен повторить макрос, а макро-рекордер

создает текст программы на VBA.

Если вкладку Разработчик (Developer) не видно на ленте, то чтобы

ее отобразить нажмите кнопку Офис, далее Параметры Word и