Розничные сети. Секреты эффективности и типичные ошибки при работе с ними

• выписка документов и обслуживание клиентов, получающих продукцию самовывозом.

2.3. Для эффективного достижения целей и решения своих задач департамент продаж осуществляет следующие функции:

• проведение переговоров и заключение договоров с клиентами на поставку продукции и услуг, рекламную продукцию, материальные ценности;

• участие в планировании продаж и реализации продукции;

• сбор, прием и обработка заказов;

• получение и контроль возврата денежных средств за реализованную продукцию;

• составление и подписание актов сверки взаиморасчетов;

• разработка и реализация мер по снижению затрат, связанных с технологическим обеспечением продаж, формирование системы экономического стимулирования сбыта;

• своевременное оповещение клиентов об изменении отпускных цен на продукцию;

• составление и согласование графиков поставок продукции клиентам;

• оформление и подбор необходимой документации;

• контроль выполнения заказов;

• представление всех видов продукции покупателям;

• обеспечение клиентов необходимыми рекламными материалами;

• выполнение планов продаж;

• формирование и проведение различных мотивационных программ;

• анализ предложений, в том числе включающих ретро-бонусы, в установленном порядке (в пределах установленных норм), в соответствии с технологией их учета департаментом маркетинга и финансово-экономической группой;

• согласование с департаментом маркетинга работы мерчендайзеров, контроль их работы в торговых точках, экономический анализ их деятельности;

• составление, ведение и предоставление необходимых видов отчетов;

• рассмотрение претензий покупателей на оказываемые услуги;

• оформление возвратов продукции от клиентов;

• согласование с покупателем условий работы и поставки продукции;

• сбор и обработка необходимых документов от клиентов;

• предоставление клиенту необходимого пакета услуг и цен согласно ценовым соглашениям с производителями продукции;

• разработка и внедрение комплекса мер, направленных на уменьшение возвратов продукции от клиентов;

• организация различных промоакций по продвижению продукции во всех сегментах рынка, с одобрения их проведения департаментом маркетинга, обеспечение должного уровня, контроль и оформление этих акций с последующим анализом экономического эффекта от каждого осуществленного мероприятия;

• ведение переговоров и продвижение продукции через каналы субдистрибуции, оптовые компании, рынки, региональные сети и фирмы, бартерные схемы;

• обучение персонала, обеспечение кадрового резерва;

• своевременное составление финансовых документов, планов, отчетов, информационно-аналитических материалов о выполнении планов по сбыту продукции, финансово-хозяйственной деятельности и региональной торговле;

• изучение перспективного и текущего спроса на продукцию и требований к ее качеству;

• подготовка материалов для юридической службы для подачи исковых заявлений в арбитражный суд;

• предъявление через юридическую службу претензий, штрафных санкций, судебных исков к покупателям за нарушение условий заключенных договоров, установленного порядка размещения заказов;

• рассмотрение претензий клиентов на поставленную продукцию и доведение этой информации до руководителя отдела закупок;

• составление отчетов о количестве поступивших и удовлетворенных претензий с указанием, на какую сумму, по каким причинам и чьей вине поступили претензии.

3. СТРУКТУРА И СОСТАВ ДЕПАРТАМЕНТА ПРОДАЖ.

3.1. Структуру и штатную численность департамента продаж утверждает и изменяет генеральный директор по представлению заместителя генерального директора по коммерческим вопросам, с учетом предложений директора департамента продаж, объема и сложности решаемых задач.

3.2. В структуру департамента продаж входят следующие подразделения:

• отдел дистрибуции;

• отдел по работе с ключевыми клиентами;

• отдел приема и обработки заказов.

3.3. В состав департамента продаж могут входить отделы, группы и службы, специализирующиеся по направлениям деятельности.

3.4. Отделы дистрибуции, по работе с ключевыми клиентами, приема и обработки заказов возглавляют их руководители, которые подчиняются непосредственно директору департамента продаж.

3.5. Должностные обязанности и квалифицированные требования к работникам Департамента продаж определяются их должностными инструкциями.

3.6. Порядок замещения директора департамента продаж в его отсутствие, а также лицо, временно исполняющее его обязанности, определяется директором департамента продаж по согласованию с заместителем генерального директора по коммерческим вопросам и назначается приказом генерального директора.

3.7. Штатная численность департамента продаж.

Отдел дистрибуции.

Руководитель отдела дистрибуции – 1 чел.

Руководитель группы торговых представителей – 6 чел.

Торговый представитель – 37 чел.

Отдел по работе с ключевыми клиентами.

Руководитель отдела по работе с ключевыми клиентами – 1 чел.

Руководитель группы по работе с ключевыми клиентами – 4 чел.

Менеджер по работе с ключевыми клиентами – 9 чел.

Отдел приема и обработки заказов.