Система контроля и её аудит в организации

4. документирование полученных результатов, формирование заключения и доведение его до субъектов уполномоченных осуществлять управленческие действия по корректировке ситуации или приведение их в соответствие со стандартами.

Проведенный анализ позволяет разграничить и определить процесс контроля и контрольный процесс.

«Процесс контроля» – это устойчивая совокупность последовательных действий (цикл контроля: наблюдение, фиксирование, сравнение, расчет отклонений, передача информации или блокировка функционирования) повторяющихся независимо от целей, субъектов, объектов и видов деятельности по его проведению.

Контрольный процесс можно определить как ход проведения циклов контроля над работающим объектом или деятельностью, направленный на то, чтобы гарантировать, что она ведется в запланированном порядке. Контрольный процесс связан с достижением целей осуществления контроля и контролируемой деятельности. Контрольный процесс можно определить как контролирование.

Важной характеристикой контрольного процесса является наличие обратной связи, объединяющей циклы контроля, которые могут осуществляться эффективно только при условии их взаимосвязи посредством обмена информацией. Контрольный процесс, воспроизводящий циклы (процессы) контроля, характеризуется протяженностью во времени и адекватностью управленческим функциям и технологическим процессам, при этом должна обеспечиваться его функциональность, формирующая условия для достижения целей деятельности при соблюдении нормативно-законодательных актов и оптимальности рисков.

При формировании контрольного процесса устойчивость цикла процесса контроля по количеству и составу этапов должна иметь различия в содержании этапов, определяемых выбранными для применения методами, средствами и приемами, а так же спецификой обстоятельств их оценки субъектом контроля. Все это определяет ситуационность в технологии контроля или искусство его проведения.

В системе управления функции контроля способны не только обеспечить обратную связь и поддержать управление, но и подменить отдельные функции управления при их неэффективном исполнении, избыточное повышение роли функций контроля свидетельствует о неэффективном исполнении функций управления. При этом превалирование функций контроля над функциями управлением, или замещение функций управления контролированием неизбежно вызывает снижение эффективности управления и всей деятельности.

Сплошной контроль снижает мотивированность к самоконтролю и ответственности у исполнителей, перекладывая ее на контролера выявляющего ошибки. При этом он тоже несет ответственность за их выявление.

Необходимо четко определить административный ресурс контроля и его влияние на проводимую деятельность, и не допускать подмены управленческих функций функциями контроля.

Таким образом, в процессе осуществления рационально организованного контроля можно добиться не только выявления нежелательных и негативных отклонений в деятельности контролируемого объекта, но за счет обеспечения реализации спектра функций контроля, достичь повышения эффективности всей управленческой деятельности.

2. Исторические предпосылки формирования системы контроля