Склад. Стандарты управления: Практическое пособие

• Систематизировать приемку, отбор, упаковку и отгрузки товаров в целях оптимального использования рабочего времени, установив график и не допуская авралов и привлечения дополнительной рабочей силы. Например, все отгружаемые партии должны быть упакованы и снабжены документами до конца рабочего дня или до обеда – в зависимости от способов отгрузки. Получатель при самовывозе должен тратить не более часа на получение товаров и оформлять все документы в одном месте. То же касается привлеченных транспортных организаций– длительный простой удорожает перевозки. Приемку товаров (проверка по количеству и качеству, раскладка) выполнять в свободное от отгрузок время.

• Ввести и строго соблюдать систему адресов для ячеек, стеллажей и других мест хранения товара. Ведомость наличия на складе должна содержать адрес каждого товара. Своевременно корректировать в картотеках и памяти компьютера адреса при изменениях места хранения товара. Поддерживать в читабельном состоянии бирки адресов и наименований товаров во избежание ошибок при размещении и отборе.

• Обеспечивать соблюдение рекомендуемых поставщиком правил хранения каждого товара.

• Своевременно рассматривать рекламации покупателей, обеспечивать их удовлетворение.

• Вести учет полученных рекламаций, их удовлетворения или финансовой компенсации.

• Обеспечить невозможность хищений товаров со склада, повреждения товаров при перемещениях.

• Изучить и использовать все возможности компьютерной программы по складскому учету.

• Вести учет товаров, переданных на реализацию, контролировать сроки их нахождения у посредников, их реализацию и оплату, возврат и качество нереализованных.

Порядок активизации запасов

Для уменьшения риска образования неликвидов ежегодно проводится активизация запасов по результатам продаж за год. Выполните анализ частоты продаж каждого товара и по результатам анализа измените размещение товаров по принципу “чаще спрос – ближе к зоне выдачи". Задача такого анализа – разгрузка склада от товаров редкого спроса, перемещение на их место товаров высокого спроса и упорядочение размещения для облегчения доступа.

Если нет программы такого анализа, выполните анализ по количеству продаж, установив определенные критерии, например: сделать выборки товаров, продажа которых составила, например, менее 300 шт. в год, от 300 до 1000 в год и более 1000 шт. в год. По таким выборкам примите решения. Например, если товар продан за год в количестве менее 300 штук, т. е. в среднем около 1 шт. в день, его можно хранить не в теплом, а в холодном складе.

Для сокращения складских расходов:

• полностью избавляются от выявленных при анализе “мертвых" неликвидных запасов;

• бездействующие запасы переводят на более дешевую форму хранения;

• удешевляют контроль по всем малоценным товарам;

• группируют оставшиеся на складе товары в соответствии с результатами анализа спроса для обеспечения надлежащего контроля за движением товаров.

Решиться на списание даже бездействующих и “мертвых" запасов нелегко. Основанием для этого может быть только тщательный анализ и прогноз и выяснение причин отсутствия спроса на те или иные товары. Если отсутствие спроса вызвано недостатками организации сбыта, принимают меры для продвижения товара. Если же никаких перспектив для продажи “мертвых" запасов нет, стараются от них избавиться. Некоторые дистрибьюторы сокращают бездействующие запасы на своих складах путем распределения их по частям на складах дилеров и при появлении спроса разыскивают нужный товар. Для реализации “мертвых" и бездействующих запасов организуют специальные распродажи и аукционы, предоставляют повышенные скидки. Оставшиеся нераспроданными товары устраняют из запасов. Товары, по которым не было движения в течение года (за исключением новых товаров, только введенных на рынок), снимают со стеллажей и укладывают в ящики, на которые крепят упаковочные листы. Ящики держат в таком месте, где их хранение не влечет значительных расходов. Эти товары оставляют в базе данных, но указывают другой адрес складирования. Стоимость этих товаров, как правило, списывают. Если спустя год (т. е. всего через два года) по этим товарам по-прежнему не будет никакого движения, их продают как лом или утиль, или уничтожают. После очищения складов от бездействующих и мертвых запасов принимают меры для предупреждения возможности аккумуляции подобных запасов в будущем.

В качестве примера управленческих решений по борьбе с образованием неликвидов можно привести такой пример. В целях снижения издержек практически все поставщики машин серийного производства и их дилеры отказались от работы с гарантийными комплектами запчастей, которые требовали отдельного места на складах и отдельного учета и в большинстве своем оседали в виде неликвидов. Замену вышедших из строя в гарантийный период деталей осуществляют за счет коммерческих запасных частей, стоимость которых в этих случаях относится на счет поставщиков.

Правила распределения запасов