Складской учет на компьютере

На любом складе нельзя исключить ситуации, когда обнаруживается недостача или излишек тех или иных хранимых ценностей (имеются в виду недостача и излишки, выявленные случайно либо в результате внезапной проверки склада, а не по результатам инвентаризации).

Чтобы оприходовать излишки, необходимо составить акт об излишках, а для списания недостач необходимо наличие акта о недостаче. И тот, и другой акт является первичным документом, и обязателен к исполнению в складском и бухгалтерском учете.

Акт на списание ТМЦ – это один из первичных документов, на основании которых осуществляется списание ТМЦ со склада. Его принципиальное отличие от накладных заключается в том, что списание ценностей производится не в результате отпуска их со склада получателю, а по иным причинам: истечение сроков годности, хищения, сертификация, гигиенические исследования, порча, и т. п.

Акт на списание готовит ответственный работник предприятия (это может быть работник склада, бухгалтер, экономист, и др.), после чего его должен утвердить руководитель предприятия. Списание ценностей по акту осуществляется в присутствии комиссии, члены которой должны подписать акт. В состав комиссии обязательно должно входить материально-ответственное лицо из числа складских работников (например, заведующий складом).

Полный перечень списываемых ценностей формируется в табличной части документа. Для каждой позиции списка указывается название ценности, ее номенклатурный номер, единица измерения, количество, цена и общая стоимость списываемой позиции. В колонке Примечание можно дать краткие необходимые пояснения.

Под табличной частью в строке ИТОГО цифрами и прописью указывается общая стоимость списываемых ценностей, а также их общее количество ценностей в натуральных показателях.

Внизу документа руководитель предприятия определяет, за счет чего производится данное списание (за счет прибыли, за счет виновных лиц, относится на затраты, и т. д.).

Надлежащим образом оформленный акт на списание передается в бухгалтерию для принятия к исполнению и отражения в учете. Предварительно складской работник должен провести документ по складскому учету (т. е. внести данные в карточки складского учета).

Глава 2. Ведение складского учета в программе «Учет товаров»

Свое знакомство с программными продуктами, предназначенными для автоматизации складского учета, мы начнем с программы «Учет товаров». Эта программа создана отечественными разработчиками (сайт разработчика – http://www.tradesoft.ru) и является условно-бесплатной: демонстрационная версия работает в течение 30 дней, при этом программу можно запускать не более 100 раз.

Чтобы установить программу на компьютер, запустите инсталляционный файл и далее следуйте указаниям программы установки.

К преимуществам программы можно отнести ее простоту и удобство эксплуатации, а также то, что она обладает эргономичным и интуитивно понятным пользовательским интерфейсом.

Назначение и функциональные возможности программы

Средствами программы «Учет товаров» можно решать все актуальные задачи складского учета, основные из которых перечислены ниже.

• Учет поступления, расходования и внутреннего перемещения товарно-материальных ценностей.

• Заполнение и использование разных справочников: материальных ценностей, складов предприятия, контрагентов, валют, и др.

• Управление запасами ТМЦ: резервирование остатков, формирование списка подлежащих закупке товаров, работа с объемами минимальных остатков.

• Работа с остатками ТМЦ – как по отдельным складам, так и по всем складам сразу.

• Возможность работы с программой в локальной сети.

• Создание и вывод на печать разнообразных отчетных форм.

• Возможность гибкой настройки программы в зависимости от специфики конкретного пользователя.

• Экспорт и импорт данных.

• Создание резервной копии базы данных, а также «лечение» поврежденной базы данных.

Особого упоминания достойны некоторые дополнительные возможности программы: работа с книгой доходов и расходов, возможность расшифровки кодов ОКОНХ и ОКВЭД, штриховых кодов, и др.

Главная панель программы

После запуска программы на экране отображается ее панель управления (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Панель управления программы «Учет товаров»

Панель управления включает в себя главное меню, под которым расположена инструментальная панель с кнопками, предназначенными для быстрого доступа к тем или иным режимам работы программы. Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

С окнами программы, которые открываются пользователю в зависимости от выбранного режима работы, мы будем последовательно знакомиться в следующих разделах книги. Здесь лишь отметим, что в большинстве окон программы нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню, команды которого предназначены для работы в данном режиме.

Порядок настройки программы