Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота

Тайм-боксинг может быть организован двумя способами: с ориентацией на время или на задачу. При использовании тайм-боксинга, ориентированного на время, ты распределяешь определенные блоки времени на весь день и работаешь над своими задачами с помощью этой структуры. Например, ты можешь разбить свой день на 30-минутные или 60-минутные блоки. Они могут быть и меньше: если ты сталкиваешься с большим количеством задач и должен быстро реагировать, также подойдут 15-минутные или даже 5-минутные блоки, в зависимости от текущей ситуации. Тайм-боксинг, ориентированный на задачу, работает немного иначе. Используя его, ты сначала определяешь свои задачи и подходящие временные блоки, в течение которых ты планируешь выполнить каждую из этих задач: задача 1–30 минут, задача 2–15 минут, задача 3–20 минут и т. д. Это сделает структуру дня более вариативной и неравномерной, но более подходящей для индивидуального характера твоих задач. Оба варианта тайм-боксинга прекрасно работают и улучшают производительность.

Однако тайм-боксинг требует определенной чуткости. Если неправильно выбрать единицу времени, существует риск, что ты либо будешь работать неэффективно, либо будешь в стрессе пытаться уложиться в отведенное для задачи время. Поэтому пробуй разные временные блоки, пока не найдешь их оптимальную продолжительность. Если ты находишься в потоке – высокопродуктивном состоянии – тайм-боксинг может действовать как тормоз и помешать твоему порыву. В этом случае лучшим решением было бы продолжение работы за пределами блока времени.

 Руководство

Метод тайм-боксинга может использоваться как для сложных задач, так и для быстрых дел. Ориентированный на задачу тайм-боксинг требует выполнить следующие четыре шага:

Шаг 1: Определи цель!

✓ Чего ты хочешь достичь?

Шаг 2: Выбери задачу для достижения цели!

✓ Что ты должен для этого сделать?

Шаг 3: Определи единицу времени (тайм-бокс) для своей задачи!

✓ Как долго ты планируешь работать над своей задачей?

Шаг 4: Зарезервируй единицу времени (тайм-бокс) в своем календаре!

✓ Сколько ты будешь работать над своей задачей?

При использовании подхода, ориентированного на время, необходимо скорректировать свой порядок действий и сначала определить блоки времени. Соответствующая инструкция может выглядеть так:

Шаг 1: Определи единицы времени (тайм-боксы) для своего плана на день!

✓ Как бы ты хотел распределить свое время?

Шаг 2: Поставь цель для каждой единицы времени!

✓ Чего ты хочешь достичь?

Шаг 3: Определи задачу для достижения цели!

✓ Что ты должен сделать для этого?

Шаг 4: Зарезервируй единицу времени (тайм-бокс) в своем календаре!

✓ Когда ты будешь работать над задачей?

 Пример

Тайм-боксинг – это индивидуальный подход к планированию задач. Ты имеешь возможность устанавливать временные интервалы по своему усмотрению. При этом их длительность не может быть правильной или неправильной. Для лучшего понимания рассмотрим два примера:

Пример 1 (ориентация на задачу):

✓ 8:00–8:30 Сделать звонки

✓ 8:30–9:00 Ответить на электронные письма

✓ 9:00–9:15 Перерыв

✓ 9:15–10:00 Подготовиться к встрече

✓ 10:00–10:15 Подготовить коммерческое предложение для заказчиков

✓ 10:15–10:45 Поговорить с г-жой Мейер

✓ 10:45–11:00 Прочитать квартальный отчет

✓ 11:00–12:00 Вебинар по повышению квалификации

✓ 12:00–13:00 Перерыв на обед

✓ …

Пример 2 (ориентация на время):

✓ 8:00–8:30 Задание 1

✓ 8:30–9:00 Задание 2

✓ 9:00–9:30 Задание 3

✓ 9:30–10:00 Задание 4

✓ 10:00–10:30 Задание 5

✓ 10:30–11:00 Задание 6

✓ 11:00–11:30 Задание 7

✓ 11:30–12:00 Задание 8

✓ 12:00–13:00 Перерыв на обед

✓ …

 Задание

Используя тайм-боксинг, определи пять продуктивных единиц времени (тайм-боксов) на следующий день!

#14. Task Chunks или блоки задач

 Одно предложение

Task Chunks или блоки задач – это задачи, объединенные в группы. Они создаются путем сортировки похожих задач, которые ты затем можешь эффективно выполнять блоками.

 Как это работает

Проблемы, требующие решения, и информация, которая обрушиваются на тебя каждый день, имеют кое-что общее с задачами из твоего списка дел: они обычно беспорядочны. Их последовательность произвольна, естественная упорядоченность отсутствует. Если браться сразу за все, с чем сталкиваешься, ты, конечно же, будешь занят, но далеко не продуктивно. Ты будешь переходить от задачи к задаче, каждый раз вникая в рабочие процедуры и процессы. При таком подходе теряется не только энергия, но и много времени. Поэтому намного эффективнее объединять похожие задачи в блоки и потом последовательно работать над ними. Такое группирование в блоки называется Chunking, а соответствующие блоки задач являются так называемыми Task Chunks. Систематическое формирование блоков задач – постоянный процесс, который позволяет тебе регулярно записывать, упорядочивать и систематизировать свои задачи для удобного хранения. Для этого нужно всего лишь сделать три небольших шага:

✓ Записать

✓ Упорядочить

✓ Систематизировать для хранения