Создание юридического лица или подразделения

При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов прямо определена в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ). Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые книжки – статьей 66, обязанность создать правила внутреннего трудового распорядка – статьей 189. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например, Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» или Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

Организации могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме – в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.

Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1). Данным Постановлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они входят в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД).

Унифицированные формы, согласно Постановлению № 1, распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.

Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения, увольнения с точки зрения учета являются хозяйственными операциями. В результате их совершения бухгалтер производит соответствующие выплаты, и расходы по ним он обязан обосновывать на основании принятых к учету документов. А эти документы в подлинниках, в свою очередь, принимаются к учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Минфином Российской Федерации и Минэкономразвития Российской Федерации.

Составляя приказ в произвольной форме, работодатель не нарушит трудовое законодательство и права работников, если в этом документе будут все необходимые реквизиты, распоряжения будут сформулированы правильно и полно, а работник в установленные сроки будет ознакомлен с приказом (распоряжением). Однако это будет грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. И чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную форму, чем придумывать свою собственную.

Согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации, остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно – распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Практический опыт работы свидетельствует, что некоторые организации недооценивают важность соблюдения норм трудового законодательства и требований к ведению кадрового документооборота. Между тем следует отметить, что законодателем установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (статья 419 ТК РФ).

Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ и других законов и подзаконных актов.

Соответственно:

– существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии у предприятия. Наличие этих документов прямо предусмотрено ТК РФ и иными правовыми актами.