Стоимость ≠ ценность. Современные методики картирования потоков создания ценности с применением правила 80/20

Начиная разрабатывать план перехода в целевое состояние, мы должны точно понимать до какой степени необходимо совершенствоваться, что нам для того нужно и что надо сделать, чтобы уменьшить или предотвратить возможные риски.

Разработка плана перехода, как и формирование целевого состояния, осуществляется пошагово. По очереди рассматриваются целевые этапы процесса, начиная с конца технологической цепочки. Рекомендуется следующий, опробованный на практике, алгоритм формирования плана перехода. При поэтапном рассмотрении каждого процесса вначале выписываются в общий перечень все мероприятия (действия), необходимые для перехода в целевое состояние. Это должны быть действия любого масштаба: начиная с перестановки стола и нанесения разметки на участке, заканчивая переносом оборудования и изменением должностной инструкции или организационной структуры участка. Все выписываемые действия необходимо сразу разбивать по циклу PDCA[17]

(планируй, делай, проверяй, воздействуй). Это можно легко осуществить, используя четыре листа большого формата и проведя мозговой штурм. Выписывая каждые действия, необходимые для преобразования потока, необходимо помнить о цикле улучшений и одновременно продумывать, как то или иное действие будет реализовано, проконтролировано и стандартизовано. Другими словами, нам необходимо знать, как мы поймём, что наше преобразование удалось, а запланированные мероприятия полностью выполнены и функционируют. Также мы должны быть уверены, что после завершения преобразований ситуация (процесс, рабочее место и т. д.) не вернётся в привычное состояние. Для этого любые улучшения должны быть подкреплены стандартами, будь то новые или изменённые, крупные (СТП, инструкции) или мелкие (стандарт размещения, хранения и т. п.). Несмотря на максимальное упрощение, задача остаётся достаточно сложной, поэтому во избежание ошибок необходимо периодически проверять результат и лучше для этого приглашать стороннего наблюдателя, не участвовавшего в работе и незнакомого со спецификой рассматриваемого процесса. Как правило, выявляются мелкие ошибки и упущения, которые кажутся рабочей группе само собой разумеющимися, однако необходимыми для включения в план. Не забудьте включить в план преобразование информационных потоков.

После составления общего перечня действий, необходимых для преобразования текущего состояния потока в целевое, необходимо оценить время, требуемое для реализации каждого действия. Вы увидите, что отдельные действия имеют огромный разброс по длительности. Лучше всего оценивать длительность в рабочих днях или календарных неделях. Далее следует наиболее важный этап формирования плана. Необходимо оценить возможные риски и трудности перехода. Сложность заключается в том, чтобы оценка прошла конструктивно и не переросла в однообразные пессимистические рассуждения о том, что это невозможно. Возможно всё. Всё, что захочет человек.

До сих пор рассматривались только мероприятия по переходу от одной визуализированной карты к другой, но не учитывались последствия преобразований. Например, чтобы преобразовать поток, часто необходимо реконструировать, объединить или переместить различные операции, т. е. рабочие места или оборудование. Для того, чтобы обеспечить плавный и безболезненный для Заказчика переход, возможно, на определённых операциях нужно произвести задел незавершённого производства, что обеспечит ликвидацию риска остановки производства во время преобразований. Где-то необходимо будет подготовить площади или оборудование для монтажа или демонтажа, обеспечить соответствующие условия труда. Важно продумать возможности для обучения персонала там, где это будет необходимо. В случаях, когда у отдельных работников меняются функции или появляются новые, предшествовать началу работы должны разработка временного стандарта и проведение обучения. Для минимизации остальных рисков и опасений необходимо, где это возможно, планировать моделирование и пробные прогоны процессов, операций и т. п. Как известно, большинство ошибок и упущений выявляются на практике, т. е. после запуска нового состояния процесса в работу. Моделирования и пробные прогоны позволяют обнаружить их на ранних стадиях и избежать возможного ущерба. Таким образом, план перехода должен состоять из отдельных этапов, которые можно подтвердить моделированием или пробным прогоном, а затем двигаться дальше. Как правило, таким образом можно разделить отдельные физические участки потока, преобразуемые в последовательности.

Следующий немаловажный момент – ликвидация дублирующих функций и работы, которой не должно остаться после перехода в целевое состояние. Обязательным является появление новых или изменённых стандартов. Необходимо помнить, что любая дублирующая работа, – это не только потери, но и аргумент для возврата улучшений и изменений в привычное состояние.

Для того, чтобы ничего не упустить, предлагается следующая памятка, содержащая направления, которые необходимо обдумать и отразить в плане перехода: