Связи с общественностью по-русски

Если поток вопросов иссякает, а до запланированного окончания пресс-конференции еще остается время, следует использовать «домашние заготовки» – в форме записок с вопросами и предоставления слова знакомым журналистам (о чем последних следует попросить заранее). Как запасной вариант допустимо краткое дополнение ньюс-мейкера к сказанному (3-5 минут, не более) или ссылка на вопросы, поступившие перед пресс-конференцией по телефонам (факсам, электронной почте).* (* Исходя из практики, в ходе часового «вопросного раунда» участникам пресс-конференции удается получить ответы на 15-25 вопросов).

Заключительная часть пресс-конференции – 10-30 минут – обычно проходит в другом (меньшем) помещении при участии членов т. н. журналистского пула, в который входят представители особо доверенных СМИ. Предоставление информации (носящей не то чтобы эксклюзивный, но отчасти «закрытый» характер) осуществляется в менее формальной обстановке и преподносится журналистам в подчеркнуто доверительной форме, как бы «по секрету».

в) кто и за что отвечает в процессе подготовки и проведения пресс-конференции. Распределение обязанностей между сотрудниками отдела по связям с общественностью на период подготовки и на время проведения пресс-конференции осуществляется на рабочем совещании отдела и закрепляется в соответствующем плане.

Ключевыми фигурами пресс-конференции являются ведущий и ньюс-мейкер, и во избежание непредвиденных обстоятельств (например, на случай их болезни) руководителю отдела по связям общественностью целесообразно иметь «дублеров». Кроме того, назначается 1-2 сотрудника, ответственных за подготовку и распространение на пресс-конференции дополнительных PR-материалов,

1 сотрудник, выполняющий общие административные функции

(контроль подготовки помещения, его оборудования, организация встречи участников и их проводы и т. п.), а также 1 сотрудник, ответственный за поддержание связи с главным офисом предприятия в процессе проведения пресс-конференции.

г) кто из участников, как и в какой последовательности оповещается о пресс-конференции. Если информационный повод для проведения пресс-конференции не является чересчур срочным, то оповещение проводится в два этапа: предварительное – за 7-10 дней, и контрольное – за 1-2 дня до даты проведения. Предварительное оповещение производится по телефону с последующей отправкой письменного приглашения, контрольное – по телефону или иным средствам коммуникации (факсу, электронной почте).