Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 4.0

Закупки в основном являются транзакционным процессом – «от закупки до оплаты», «от поставщика до производства» и т. д., – и поэтому они хорошо подходят для роботизации. Интересные результаты содержатся в исследовании Hackett Group использования RPA в закупках: «Типичная компания может рассчитывать на снижение затрат на осуществление закупок за счет внедрения интеллектуальных технологий автоматизации, таких как RPA, интеллектуальное распознавание данных и когнитивная автоматизация, на 17 %, а мировые лидеры – на 21 %» [Gibbons and Sawchuk 2019].

Внедрение цифровых технологий в полном объеме способно снизить операционные затраты закупочной организации на 45 %, позволяя достичь сегодняшнего уровня эффективности организаций мирового класса. Согласно исследованию, закупочные организации мирового класса, которые сегодня тратят на 22 % меньше своих коллег, за счет всеобъемлющей цифровой трансформации могут сократить свои расходы еще на 33 % [Burnson 2019].

8.3.1.4. Внедрение RPA

Типичные этапы проекта внедрения RPA – планирование, разработка, тестирование, поддержка и сопровождение.

Выбор процесса для RPA

Решающее значение для успеха внедрения RPA имеет выбор подходящего процесса. В следующей таблице приведены восемь критериев выбора. Также учтите, что существующий процесс должен выполняться людьми.

Выбор должен делаться исходя из возможности использования RPA, общей стоимости внедрения и окупаемости инвестиций.

Выбор программного обеспечения RPA

Выбор программного продукта RPA должен основываться на следующих критериях:

1. Данные. Простота чтения и записи данных в множество систем.

2. Преобладающие задачи. Простота настройки процессов, основанных на правилах, или процессов, основанных на знаниях.

3. Совместимость. Поддержка множества приложений.

4. Искусственный интеллект

. Встроенная поддержка ИИ для имитации действий людей.

Эффект внедрения RPA

Основной эффект RPA складывается из следующих факторов:

● Снижение затрат. В диапазоне от 20 до 60 % от базовой ставки штатной единицы.

● Возврат инвестиций (ROI). Внедрение занимает примерно 9–12 месяцев; срок окупаемости – менее одного года.

● Точность. Снижение частоты ошибок на порядки.

● Единообразие. Идентичные процессы и задачи исключают вариации на выходе.

● Повышение скорости и производительности. Не добавляющая ценности работа заменяется более интеллектуальной.

● Низкий риск, неинвазивность. Заполняет пробелы между существующими системами.

● Отличная масштабируемость. Мгновенная адаптация производительности в соответствии со спросом.

● Надежность и соответствие требованиям. Работает в режиме 24/7/365, ведется аудиторский журналов для контроля соответствия требованиям.

Дополнительные преимущества RPA:

● Можно легко автоматизировать большое количество процессов.

● Автоматизация повторяющихся задач экономит драгоценное время и ресурсы.

● Для настройки софтверного робота навыки программирования не требуются – настроить бота или записать последовательность действий для автоматизации процесса способен сотрудник не из ИТ.

● Аудиторский журнал обеспечивает все стандартные процессы контроля соответствия требованиям.

● Быстрое моделирование и внедрение автоматизированных процессов.

● В каждом цикле релиза запускаются сценарии тестирования для выявления ошибок.

● Эффективное управление сборками и релизами.

● Выявление ошибок в реальном времени.

● Если в процессе нет людей, нет необходимости в обучении.

● Софтверные роботы никогда не устают.

● Повышение производительности ведет к большей масштабируемости.

8.3.1.5. Причины неудач внедрения RPA

Согласно журналу CIO, многие пилотные проекты RPA срываются из-за сочетания проблем, связанных с планированием, с персоналом и с внедрением. Пять причин, по которым проекты RPA терпят неудачу [Violino 2018]:

1. Нерешительность руководства. RPA разрушает существующий порядок вещей; большинство менеджеров не хотят что-то менять в своей работе.

2. Недостаточное обучение. Потратьте время и деньги на обучение широкого круга сотрудников. Недостаток квалифицированных сотрудников часто приводит к неудачам.

3. Неподходящее применение. Найдите баланс между скромным масштабом и умным вложением денег, чтобы добиться и вау-эффекта, и отдачи от инвестиций.

4. Недостаточное внимание к ИТ и информационной безопасности. Чтобы реализовать устойчивую и безопасную модель и не оказаться в полной зависимости от третьих сторон, критически важно привлечь ИТ-подразделение. Помощь ИТ необходима для долгосрочной поддержки инфраструктуры RPA и разрабатываемых ботов.