Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел

В наше время возникает ощущение, что почты как таковой в жизни отдельно взятого человека уже и не существует. Во всяком случае она перестала занимать такое место, которое занимала в недалеком прошлом. Ошибочное мнение. Просто, отказавшись от голубей, человечество перешло на новые формы доставки сообщений. Точно так же и в наше время – ты просто изменил формы получения информации. И в то же время нельзя сказать, что почта перестала занимать определенное место в твоей жизни. Что, хочешь сказать, ты не знаешь или забыл, что такое почтовый ящик? По-моему, еще в начале нашего общения мы говорили об искренности и достоверности представляемой информации. Вот и будь добр, представляй все достоверно. Наверняка у тебя существует электронный ящик. И ты хочешь сказать, что не встречал там слово «почта»? Скорее всего ты получаешь некоторые платежные документы через руки… да, да, тех же почтальонов. А каким образом документы на бумажных носителях и периодические издания достигают своих адресатов? Соглашусь, что эпистолярное творчество переживает некий кризис. А еще могу напомнить о такой почтовой службе, как фельдъегерская почта – для особо важных и значимых пакетов. Возможно, тебе приходилось пользоваться услугами службы доставки или рассылки, это тоже можно назвать почтовыми службами. Таким образом, можно прийти к мнению, что от одной почтовой службы мы перешли к множеству форм, которые своей деятельностью дают нам возможность максимально эффективно использовать время и экономить оное. Ну а теперь перейдем непосредственно к тому, как же тебе все-таки использовать все эти почтовые преимущества и новшества. Начнем с того, что ты определишься, чем же тебе чаще всего приходится пользоваться? Это зависит непосредственно от того, чем ты, собственно, занимаешься. Следующий шаг: выясним, что на самом деле из всего спектра почтовых услуг может сократить время, используемое на почтовые дела. Ответив максимально подробно на предложенные вопросы, ты гораздо проще определишься, чем именно тебя могут поддержать современные почтовые службы. Возьми свой ежедневник или тетрадь (в зависимости от того, где ты ведешь записи) и отвечай на вопросы. В процессе у тебя сформируется четкая картина того, что проходит мимо тебя, и ты увидишь, чем ты сможешь воспользоваться, чтобы сэкономить массу времени. А может, наоборот, что-то из почтовых услуг занимает гораздо больше времени, чем это надо для успешной деятельности.

Как часто тебе приходится отправлять почту? Если изредка, то можешь воспользоваться службой рассылки или доставки. Для этого не нужно отправляться в почтовое отделение. Просто пригласи к себе в офис или домой сотрудников фирмы по доставке. Конечно, их деятельность соответствующим образом вознаграждается. Здесь только тебе решать, что в данный момент важнее сэкономить – время или деньги. Порой потраченный рубль и сохраненные минуты приносят существенную прибыль.

Есть еще одна важная рекомендация: если тебе необходимо передать действительно очень важную информацию, воспользуйся серьезными почтовыми службами. Почему? Причина проста – ты будешь знать, с кого спросить в случае каких-либо накладок. С электронной почтой сделать это будет гораздо сложнее.

Если ты хочешь произвести впечатление, то, делая письменное приглашение на торжественные мероприятия, напиши его от руки. Этим ты выкажешь уважение адресату. Не буду напоминать и о том, что все подписи на отправляемой корреспонденции необходимо делать собственноручно. Какая тут экономия времени? Все просто. Ты своими руками творишь «взаимное время» с тем человеком, которому пишешь. При встрече ты сэкономишь время на том, что ваши отношения уже выстроены в положительном ключе. И тебе не надо тратить время на то, чтобы произвести благоприятное впечатление. Оно уже есть.

Также предлагаю тебе всю личную переписку вести от руки. Таким образом, ты, во-первых, просто не разучишься писать. Во-вторых, в очередной раз отдашь дань уважения адресату. И, в-третьих, для чего-то существуют ручки, и ты их для чего-то приобретаешь!

Твои деловые письма (по Нелли Власовой)

Должен ли ты писать письма, или пять предварительных вопросов.

Перед тем как начать письмо, уточни следующие моменты.

1. Вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, выставление счета, ответ на запрос партнера, извинение за какую-нибудь задержку, рекламное письмо).

2. Должны ли тебе ответить на него?

3. Будет ли письмо понятно твоему адресату, не вызовет ли оно каких-либо неясностей по предлагаемой проблеме?

4. Уверен ли ты, что письмо придет в срок? А если ты не уверен, то не лучше ли отправить его телексом или телефаксом? Или, может быть, лучше позвонить?

5. Ясно ли ты представляешь, о чем писать, какой цели добиваться?

Твои шесть правил деловой стилистики.

1. Ты употребляешь слова в письменной речи только с одним понятием или с ограниченной группой понятий.

2. Ты применяешь сравнительную степень.