Тайм-менеджмент

Выключите телефон, когда находитесь на совещании с коллегами, подчиненными, начальником или клиентами, – откажитесь от него. Не позволяйте, чтобы вас прерывали и отвлекали. Очень редко бывают такие важные звонки, которые не могут подождать. Десять минут, проведенных в ничем не прерываемом разговоре с другим человеком, могут быть намного продуктивными, чем 30 или 40 минут беседы, во время которой приходится постоянно отвлекаться и отвечать на звонки. Позже у вас будет возможность перезвонить всем, кто вас искал.

Делайте серии звонков

Если вам нужно сделать ряд звонков в течение дня, проведите все эти разговоры один следом за другим. Выберите момент, когда можете отключиться от всех других раздражителей, и проведите телефонные разговоры со всеми важными людьми из вашего перечня. Составляя этот список, запишите все имена, номера телефонов и темы, которые хотите обсудить с собеседниками.

Составляйте график телефонных звонков с той же тщательностью, с какой готовитесь к встрече со своим боссом. Для особо важных звонков подготовьте повестку дня, чтобы сверяться с ней во время телефонной беседы. Ведь будет очень обидно, если после завершения серьезного разговора с человеком, до которого непросто дозвониться, вы выясните, что забыли обсудить с ним важный вопрос, потому что не записали его заранее.

Ведите себя вежливо и профессионально

Позвонив кому-нибудь, всегда спрашивайте, удобно ли ему сейчас говорить. Такое начало телефонного разговора звучит очень вежливо и профессионально. Руководители высокого ранга часто ведут себя подобным образом даже в случаях, когда разговор был запланирован заранее обеими сторонами. Не исключено, что за прошедшее время могла возникнуть какая-нибудь непредвиденная ситуация и момент окажется не очень подходящим для беседы. Если вы в такой ситуации продолжите говорить, то собеседник не сможет уделить вам должного внимания. Поэтому всегда задавайте вопрос: «Удобно ли вам сейчас поговорить?»

Получив отрицательный ответ, предложите перезвонить позже или спросите, в какое время лучше это сделать. Таким образом вы продемонстрируете любезность и уважение к собеседнику, и это будет им оценено. Никогда не принимайте как данность, что человеку на другом конце провода в настоящий момент удобно говорить с вами, какие бы у вас с ним ни были предварительные договоренности.

Избегайте телефонной игры в «кошки-мышки»

Сделайте все возможное, чтобы вам не приходилось играть в телефонные «кошки-мышки». Назначайте время для разговоров по телефону так же, как вы назначаете личные встречи в офисе. Если не можете дозвониться кому-нибудь, оставляйте номер телефона и указывайте, в какое время вас можно будет застать. Если вам звонят, а вы не имеете возможности ответить, пусть ваш секретарь согласует с человеком удобное время, когда вы сможете ему перезвонить, то есть время, когда вы будете находиться в офисе или будете доступны по телефону.

Используйте телефон как бизнес-инструмент. Отвечайте на звонки быстро и так же быстро завершайте разговоры. Сразу же переходите к сути. Будьте вежливы и дружелюбны, но по-деловому – в первую очередь думайте о результате.

Чем аккуратнее вы будете назначать время для телефонных разговоров и тщательнее готовить их содержание, тем быстрее и продуктивнее они будут проходить.

Глава 16

Проводите собрания эффективно

Примерно 25–50 процентов управленческого времени тратится на собрания того или иного рода. В их число входят и встречи один на один, и короткие совещания прямо в коридоре или чьем-нибудь кабинете, и более формальные заседания и собрания, которые могут проходить в конференц-зале. К сожалению, не менее половины времени, проводимого в совещаниях, расходуется впустую. Подобные мероприятия отнимают массу времени, а приносят зачастую не такую уж значительную пользу. Вместе с тем совещания – не только неизбежный и незаменимый вид деятельности, они также могут быть важным инструментом управления, если пользоваться ими с толком.

Давайте посчитаем, во сколько обходятся совещания. Сделать это просто: нужно помножить длительность собрания в часах на количество присутствующих, а затем на соответствующее количество долларов. Можете себе представить, какая сумма получится в итоге. И вы должны потратить или одобрить подобную трату! Если в зале собралось 10 человек, которые зарабатывают в среднем по 50 долларов в час, это означает, что, посовещавшись в течение одного часа, вы спишете со счета компании сумму в 500 долларов. А теперь подумайте, если бы вам надо было одобрить аналогичного размера расходы на что-то другое, вряд ли вы подписали бы такую бумагу, не продумав все до мелочей. С таким же благоразумием и здравомыслием следует подходить и к вопросу, созывать людей на собрание или нет.

Подсчитайте издержки собрания