Тайм-менеджмент

►вырванные из журналов статьи, которые вам хотелось бы прочитать;

►полезная книга для менеджеров с отмеченными главами;

► список людей, которым вам нужно написать письмо или направить иное письменное послание;

► документ, который необходимо проработать или отредактировать;

► блокнот для изложения мыслей и составления писем;

► ваш ежедневник или органайзер;

► мобильный телефон;

► портативный компьютер (ноутбук) или электронный органайзер.

В итоге при случае вы сможете заняться делом, в наибольшей степени соответствующим ситуации и количеству имеющегося времени. Блокнот и бумага необходимы, поскольку диктофоном — хотя он более удобный и эффективный инструмент работы с корреспонденцией — пользоваться можно не всегда. Некоторые ситуации, как, скажем, пребывание в приемной, не подходят для диктовки. Блокнот и бумага позволят набросать тезисы письма, с которыми впоследствии сможет работать ваш секретарь.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Попросите секретаря помещать в вашу папку материалы для чтения — например, последний номер отраслевого журнала или выпуск бюллетеня компании.

Краткие советы по работе с корреспонденцией

Именная почтовая бумага и конверты позволят вам готовить короткие рукописные ответы практически в любых обстоятельствах. Далее вы вкладываете послание в конверт, надписываете адрес, и можно приклеивать марку. Примерно так же несколько дарственных вкладышей позволят вам передавать материалы другим лицам без промежуточной операции обращения с подобной просьбой в собственный офис.

Ловите момент

Обстоятельства образования переходного времени по большей части будут для вас очевидны. К примеру, логично будет ожидать появления свободных десяти минут временного зазора между собраниями. Но порой такие минуты будут выдаваться неожиданно, скажем, из-за отмены заранее оговоренной встречи или переноса даты делового обеда. Именно в такие моменты польза планирования проявляется со всей очевидностью. Если вы готовите себя к работе так, как предлагается выше, то у вас непременно будет чем заняться. Если вы находитесь в офисе, то сможете при появлении достаточно большого «окна» поработать над основным заданием. Во всех иных случаях достаньте свою заранее подготовленную папку и займитесь ее содержимым. Чем больше будет вами делаться, тем меньше невыполненной работы будет громоздиться перед вами в основные рабочие часы.

Промедление — враг эффективного использования переходного времени

Пытаясь тянуть время, вы его лишаетесь. Как только выдастся свободная минута, немедленно принимайтесь за дело, иначе время исчезнет бесследно. О борьбе с привычкой медлить более подробно говорится в главе 5.

Чем заняться в переходное время

Переходное время не годится для основной работы, которой вы в данный период заняты и которая требует полной концентрации внимания в течение достаточно продолжительных отрезков времени. Между тем оно вполне подходит для выполнения более мелких заданий, имеющих свойство стремительно накапливаться, требуя значительных затрат времени. Это часто бывает с ответами на письма и необходимостью прочтения разного рода материалов.

Переходные периоды могут быть достаточно продолжительными, но при этом возникать в обстоятельствах, когда продуктивное использование времени затруднительно, например в поездках. И тем не менее благодаря современным технологиям даже езда на машине может проходить небесполезно для водителя. За рулем вы можете, к примеру, прослушивать курс иностранного языка (будьте, впрочем, осторожны и, если чувствуете, что внимание рассеивается, лучше переключитесь на музыку). В общественном транспорте, в частности в электричке, можно поработать с бумагами или почитать. Вы можете даже воспользоваться мобильным телефоном и сделать несколько необходимых звонков. Но при этом будьте тактичны, попутчикам ваши переговоры наверняка не понравятся. А если в вагоне окажется много владельцев мобильных телефонов и все они воспользуются ими? Вряд ли это будет по душе окружающим, в том числе и вам. Словом, не забывайте ставить себя на место других людей.

Использование переходного времени

Разного рода краткосрочные дела — это то, что — нужно. Заняться можно чем-то из нижеперечисленного:

► сделать несколько телефонных звонков (в особенности если имеете мобильный телефон);

► подготовить черновики писем; написать несколько служебных записок;

► почитать что-то по работе; <> заняться краткосрочным и долгосрочным бизнес-планированием;

► сделать пометки по поводу новых проектов или схем;

► записать соображения, возникшие в связи с прошедшими собраниями, конференциями и выполненными проектами;

► заняться заполнением ежедневника или составлением календарного плана на следующую неделю;

► разобраться с проблемами персонала;

► заняться текущей работой;