Тайм-менеджмент

► 8.30 — прибытие на работу

► 8.35 — утренний кофе и знакомство с прессой

► 8.50 — просмотр почты и т. д.

Если столь детальное ведение записей займет слишком много времени, припомните приблизительное время начала каждого действия и примерную его продолжительность. Например: «Душ — около 7.30/5 мин». Понятно, что отмеченный выше подробный хронометраж продуктивнее, но принесет пользу и более общий учет времени.

Не упустите из вида также «время простоя» и малозначительные, рутинные действия, как-то: поглощение бутербродов, болтовня с коллегами, разговоры по телефону, чтение газет.

Нет необходимости, как предлагают некоторые, вести подобный учет времени ежедневно в течение двух недель. У вас, как и у большинства людей, нет на это времени. Пары дней будет достаточно. Если ведете рабочий дневник, то можете по нему восстановить график использования времени за несколько дней и дополнить этими сведениями свой детальный хронометраж.

В процессе учета времени старайтесь оставаться предельно честным перед самим собой. Регистрируйте все свои действия, сколь бы обыденными они ни были. В противном случае вы не сможете выяснить до конца, на что же уходит ваше время.

На работе отмечайте телефонные звонки, встречи, отвлекающие моменты, собрания, работу с бумагами, работу над проектами, ведение записей, планирование плюс разного рода мелочи, из которых состоит рабочий день всякого человека.

Каждую запись снабдите кратким комментарием о том, каким было ваше отношение к делу, насколько эффективной была работа, приблизила ли она вас хоть на йоту к реализации какой-то из ваших целей, как ее можно улучшить.

Баланс времени

Другой способ оценки использования времени состоит в составлении своего рода балансового отчета, в котором производится подсчет остатка времени к моменту истечения типичной недели вашей жизни. Баланс подводится следующим образом:

Как видите, совсем не сложно потратить больше времени, чем у вас есть! Естественно, многие виды деятельности накладываются друг на друга, то есть выполняются одновременно; но, с другой стороны, становится понятно, на что уходит львиная доля вашего времени и на чем его можно сэкономить.

Не могли бы вы, к примеру, вставать на час раньше или меньше времени проводить за чтением или перед телевизором?

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Не сокращайте время сна, если спите восемь часов или меньше. Вы будете чувствовать себя слишком усталым, чтобы работать в полную силу. Почему бы вместо этого не сократить время общения с телевизором?

Лучшее время или потерянное время?

Теперь настройтесь на выяснение того, сколько времени уходит у вас на каждое из занятий. Какое-то время вам приходится посвящать обязательным и неизбежным делам, которые являются неотъемлемой составляющей самой человеческой жизни, в частности сну, еде, туалету, одеванию, поездкам на работу. Другие обязанности факультативны, как, например, посещение церкви, учеба на вечерних курсах, регулярные занятия спортом. Какие-то виды деятельности будут диктоваться жизненными обстоятельствами — например, связанные с выполнением служебных обязанностей или заботой о родственниках. В то же время существует немало дел, обращение к которым остается на ваше усмотрение: разговоры со знакомыми, чтение газет, походы в кино и т. д.

Вам предстоит найти баланс между тем, что вы должны делать, и тем, что хотите делать. Но сначала нужно высчитать, сколько времени уходит у вас на каждый вид деятельности. Вы, возможно, будете удивлены тем, как много времени расходуется на обыденные вещи. Или количеством времени, которое ежедневно тратится на поддержание необходимых жизненных функций, в частности на еду и совершение покупок.

Питер, менеджер магазина, занялся как-то учетом своего времени и выяснил, что в офисе непомерно много его уходит на бумажную работу, при том что собственно персоналу уделяется явно недостаточное внимание. После работы он больше времени проводит перед телевизором или в пабе, чем в общении с домашними. Сократив бумажную работу (как — читайте в главе 7), Питер смог внимательнее заняться персоналом и начал решать назревавшие проблемы прежде, чем они могли выйти из-под контроля. Дома он отказался от просмотра части привычных телепрограмм и ограничил свои походы в паб двумя посещениями в неделю. Теперь он больше видится с домашними и, как результат, обрел больше душевного комфорта и здоровья.

Экономия времени

Выяснив, как расходуется время, вы получаете в свое распоряжение три способа его экономии. Можно исключить или изменить некоторые виды деятельности, можно сократить количество времени, уделяемого отдельным видам деятельности, и можно перераспределить занятия так, чтобы время использовалось более рационально. На практике вы будете пользоваться комбинацией всех трех способов.