Тайм-менеджмент для системных администраторов

В системе Цикл календарь органайзера используется для трех целей. Во-первых, для резервирования времени под совещания и встречи, назначенные не на сегодня. Во-вторых, для напоминания о важных моментах в будущем, таких как дни рождения и годовщины каких-то событий. В-третьих, если у вас бумажный органайзер, в календаре вы ведете список дел, намеченных на отдаленное будущее. (Например, если вы ведете ежедневные списки дел только на текущий месяц, то в календарь записываете дела на следующий месяц.) Вот более подробное описание структуры календаря:

• Встречи и совещания. Каждый раз, договариваясь о встрече или узнав о совещании, записывайте это в календарь. Пользуйтесь календарем для резервирования времени на будущие дела. Это также поможет вам избежать конфликтов.

• Важные моменты. Записывайте дни рождения, годовщины и прочие важные даты, например корпоративные праздники или дни, когда ваши коллеги уходят в отпуск.

• Списки дел на будущее. Наконец, если вы пользуетесь бумажным органайзером, вы можете записывать в календаре дела, намеченные на отдаленное будущее. Например, в ваш органайзер, скорее всего, помещается лишь месячный запас страничек с ежедневными списками дел. Если вы должны выполнить профилактический осмотр цветного принтера через два месяца после его установки, можно отметить этот день в календаре и перенести запись в ежедневный список дел, когда эта дата наступит.

Принцип прост: всегда все записывайте и каждый день заглядывайте в календарь.

Во время десятиминутного планирования своего дня посмотрите в календаре, что у вас намечено на сегодня. Составьте расписание с учетом сегодняшних встреч. Дела, перечисленные в календаре, занесите в сегодняшний список. Важные даты и записи о сроках окончания работ можно записать в список дел как дополнительные пункты.

Календарь в моем органайзере расчерчен на довольно крупные прямоугольники. Мне это нравится. Я использую разные области прямоугольника для разных целей. В верхней части я пишу дни рождения и годовщины. Чуть ниже я отмечаю отпуска сотрудников и вообще все, что может продолжаться несколько дней. В самой нижней части записаны дела, запланированные на вечер. Поскольку я обычно не планирую больше одного дела на вечер, мне достаточно одной последней строчки. Середину прямоугольника я заполняю текущими делами. В центре — обед. Выше — утренние совещания, а ниже — встречи, назначенные на вторую половину дня. Пример показан на рис. 6.1.

Самое трудное — выработать привычку все записывать. В следующих разделах я даю советы, как этого добиться.

Рис. 6.1. Пример записи в моем календаре

Никогда не пропускайте встречи

Случается ли, что вы пропускаете встречу или совещание? Часто ли вы извиняетесь перед коллегами за то, что не явились на встречу? Конечно, у вас была уважительная причина: вы заработались и забыли о встрече. К сожалению, «Я забыл» — плохое оправдание.

Ничто так не вредит вашей репутации, как неявка на встречу с клиентом. Первый шаг к созданию имиджа надежного системного администратора — всегда приходить, если вы пообещали. Пропускать развлечения и какие-то полезные для вас мероприятия тоже нехорошо.

Своевременная явка демонстрирует вашу ответственность, коллеги видят в вас надежного человека. Вы проявляете уважение к тем, кто попросил вас о встрече, а они отплатят вам, явившись на встречу, когда попросите вы.

Секрет того, чтобы никогда не пропускать встречу, прост: всегда пользуйтесь календарем. Записывайте все встречи; никогда не договаривайтесь о встрече, пока не сверитесь с календарем, чтобы не было конфликтов.

И, самое главное, не полагайтесь на память. Органайзер — подходящий инструмент для хранения дат, а ваш мозг — нет. Эту фразу я уже повторил несколько раз, а ведь это только шестая глава. И я еще не раз повторю: берегите свой мозг для обдумывания важных дел. Храните информацию в органайзере. Не доверяйте своему мозгу.

Хочу сделать маленькое признание. Было время, когда я регулярно пропускал встречи. Хуже того, я назначал несколько встреч на одно время. Я мог согласиться на какую-то дату, не справившись с календарем. Это было самонадеянно, но я думал: «Так, 4 июня… Дата знакомая, но не припомню, чтобы на нее что-то было назначено, поэтому, скорее всего, я буду свободен». Конечно, дата казалась мне знакомой, потому что на нее уже что-то было запланировано!

Получалось крайне неловко. Звоня кому-то о переносе на другое время, тратишь свое время и создаешь другому проблемы. Время, потраченное на перенос встреч, уже не вернуть. К счастью, это в прошлом, потому что теперь я прилежно записываю все в календарь.