Тайм-менеджмент для системных администраторов

Если у вас много целей, описанный процесс может показаться устрашающим. В таком случае вам следует либо распределить цели по более продолжительному интервалу времени, либо понизить некоторые приоритеты.

Имея портативный компьютер, легко намечать дела на отдаленное будущее. Однако я заметил, что лучше этого не делать. Эта запись может потеряться, либо я могу к тому времени забыть, к чему она относится. Для каждой цели я планирую только следующий шаг, максимум два или три. Завершив очередной шаг, я лучше представляю, сколько времени потребуется на следующие.

Бумажный органайзер вмещает ограниченное количество страничек. Как правило, вы будете вставлять только блок для следующего месяца. Поэтому у вас не получится планировать отдаленное будущее. Вы можете записывать шаги в календаре, как встречи и совещания. Пометьте себе, что следующий шаг должен начаться через три месяца. Например, напишите «Узнать, какая бывает страховка».

Достоинство этого метода в том, что вы никуда не спешите, но при этом неуклонно продвигаетесь к своей цели.

Прямо сейчас: запишите хотя бы один шаг из каждого списка в портативный компьютер или бумажный органайзер.

Регулярный просмотр списка целей

Вы взяли хороший старт. Однако вам нужен способ, который обеспечит системный подход. В первый день каждого месяца уделите некоторое время планированию своих целей. Закройте дверь (или найдите тихое место) и проделайте следующее:

• Просмотр целей. Просмотрите и обновите ваш список целей. Вычеркните достигнутые цели. Если с момента последнего просмотра у вас появились какие-то новые цели, решите, действительно ли стоит их добиваться. Если это так, присвойте им приоритеты. Возможно, после появления новых целей вам захочется изменить приоритеты прежних.

• Просмотр шагов. Просмотрите и обновите список следующих шагов. По мере выполнения шагов, как и раньше, заносите новые в список дел.

Со временем вы научитесь распределять записи о шагах по календарю. Я стараюсь заносить их в список дел на понедельник. Тогда при планировании недели я смогу передвинуть их на другой день недели, если понадобится.

Как не забыть об этом? Установите в органайзере повторяющееся событие «Просмотр целей и шагов». Пусть оно повторяется первого числа каждого месяца. Теперь у вас есть постоянный механизм напоминания об этом процессе.

Если вы пользуетесь бумажным органайзером, вставьте в него страничку с повторяющимися событиями и просматривайте ее в начале каждого месяца. Всякий раз, вставляя в органайзер блок страниц на следующий месяц, я просматриваю листок с повторяющимися событиями и с его помощью отмечаю в своем календаре шаги, ведущие к различным целям.

Резюме

• Для достижения долгосрочных целей вам нужно сформулировать их и действовать по соответствующим направлениям.

• Не записав свои цели, вы так и будете топтаться на месте в надежде, что вам повезет.

• Цели должны быть измеряемыми: результат должен быть осязаемым или выражаться в цифрах так, чтобы другой человек мог его проверить.

• У целей должны быть указаны сроки: если вы знаете, когда нужно достичь цели, это помогает вам придерживаться определенного ритма.

• Начните с перечисления целей, которых вы хотите достичь на работе и в личной жизни через месяц, через год и через пять лет. Расставьте приоритеты. Составьте список шагов, необходимых для достижения ваших целей. Занесите следующий шаг для каждой цели в список дел на будущее. Раз в месяц просматривайте цели и шаги, меняйте приоритеты, если надо, и заносите следующие шаги в список дел.

• Выполняйте следующие шаги, как любые другие дела из списка. Со временем каждая цель будет достигнута или будет под контролем.

• Регулярно просматривайте список целей. Добавляйте новые и удаляйте достигнутые. Обрабатывайте шаги соответствующим образом.

8Расстановка приоритетов

В этой главе описывается процесс расстановки приоритетов «снизу вверх». Вначале я уточню то, чего поверхностно коснулся в главе 5, - расстановка приоритетов в сегодняшнем списке дел. Затем я собираюсь обсудить приоритеты более крупных проектов. Наконец, мы поговорим о том, как управлять шефом.

Расстановка приоритетов в списке дел

Итак, вы сидите за рабочим столом, и перед вами список сегодняшних дел. Десятки пунктов. Как вы определите, с чего начать?

Этот раздел посвящен расстановке приоритетов в этом списке. В разных ситуациях приходится использовать разные подходы. В предыдущих главах мы придерживались очень простой схемы: если дело нужно выполнить сегодня, оно имеет приоритет А; если его нужно закончить скоро (но не сегодня), оно получает приоритет В; все остальные дела имеют приоритет С.

«А что делать, если все дела в списке имеют приоритет А?» Прочитать эту главу.

Выполнение дел в порядке их следования в списке