Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно

А ведь чаще всего нет никакой необходимости в том, чтобы так загружать себя работой. Наверняка значительную часть того, что вы делаете, можно переложить на подчиненных. Ниже приведен примерный перечень дел, которые наверняка можно делегировать своим сотрудникам независимо от того, где и в какой должности вы работаете.

Сортировка входящей корреспонденции.

Ответы на телефонные звонки.

Отправка исходящей корреспонденции.

Подготовка первичных данных для составления отчета.

Решение каждодневных рабочих проблем.

Подготовка материалов для совещания.

Работа с оргтехникой (копировальный аппарат, факс, сканер, и др.).

Наверняка каждый работник, имеющий подчиненных сотрудников, сможет добавить к этому списку что-нибудь еще.

Чтобы эффективность делегирования полномочий была максимальной, рекомендуется придерживаться следующих советов.

Если возникла необходимость делегирования тех либо иных полномочий, следует это делать сразу, не откладывая «на потом».

Особое внимание следует уделить грамотному подбору исполнителей.

Суть поручения необходимо излагать четко и ясно, не допуская двусмысленностей и недомолвок.

Сразу нужно оговорить с подчиненным (либо с подчиненными) сроки выполнения задания; при этом следует принимать во внимание его текущую работу.

Вы должны убедиться в том, что подчиненные правильно поняли данное поручение.

В процессе работы непременно предоставляйте подчиненным нужные консультации, а также по мере необходимости снабжайте необходимой информацией.

Периодически проверяйте ход выполнения работ. Если это большая работа, то можно определить промежуточные сроки ее поэтапной сдачи.

Не нужно бояться перекладывать часть своей работы на подчиненных: ведь в результате у вас высвободится дополнительное время для более важных дел. В то же время подчиненные наверняка будут стараться хорошо выполнить задание руководства, и не исключено, что у них это получится даже лучше, чем у вас.

Информационный прессинг

Каждый из нас ежедневно подвергается массированному наплыву самой разнообразной информации. Телевидение, радио, пресса, Интернет постоянно снабжают нас лавинами разных новостей, большинство из которых не имеет к нам ни малейшего отношения. Как ни странно, это обстоятельство также налагает свой отпечаток на использование нами своего рабочего времени.

Нередко рабочий день в отделе начинается так: женщины чуть ли не до обеда обсуждают развод Пугачевой и Киркорова, мужчины – вчерашний матч «Барселона» – «Манчестер Юнайтед». В обед часть сотрудников сидит в Интернете, жадно поглощая появившиеся за прошедшую половину дня новости, чтобы после обеда увлеченно обсудить со своими коллегами если не все из них, то хотя бы самые интересные. Кто-то из сотрудников, сходив на обед, обязательно принесет с собой пару свежих газет, купленных в киоске за углом, которые будут читать все по очереди. Если к тому же у вас в отделе установлена радиоточка, то вылетевшая из нее очередная сплетня всегда может возобновить угаснувшую было беседу.

Каким же образом защититься от информационного прессинга, который съедает немалую часть рабочего времени?

Вообще-то, по правде говоря, хотя бы частично эта проблема должна быть решена на уровне руководства. Каждый сотрудник должен иметь ограниченный доступ в Интернет, которого хватало бы только для получения необходимой для работы информации. На уровне корпоративной культуры должно быть принято положение, запрещающее держать на рабочих местах периодические издания и иные печатные материалы, не имеющие отношения к исполнению сотрудником своих служебных обязанностей. Очень нежелательно, чтобы в течение рабочего дня в отделе работала радиоточка. Есть также ряд иных мер, которые будут рассмотрены ниже, в разделе «Корпоративный тайм-менеджмент».

Что же делать, если по недосмотру руководства вы подвергаетесь информационному прессингу?

Во-первых, можно запретить себе выходить в Интернет без особой надобности. Во-вторых, можно приобрести наушники, и во время работы слушать какую-нибудь спокойную, не отвлекающую от работы музыку – это защитит ваши уши от посторонних разговоров между коллегами по работе. В-третьих, не стоит покупать в обеденный перерыв газеты или читать газеты, купленные другими сотрудниками – с прессой вполне можно ознакомиться дома.

Кроме этого, для борьбы с информационным прессингом полезно руководствоваться советами, приведенными ниже.

Очень важно уметь извлекать из всего обилия информации только то, что вам действительно нужно. Например, если вам нужно найти конкретный телефонный номер, вы же не будете перечитывать телефонный справочник полностью! То же самое касается всей информации, с которой вам приходится сталкиваться на работе: обычная и электронная почта (и та, и другая могут изобиловать ненужными рекламными материалами), входящая документация (возможно, значительная ее часть предназначена вовсе не вам, и ее просто нужно переадресовать, а не вникать в суть каждого документа), и др.