Тайм-менеджмент. Простые рецепты повышения личной эффективности от Марата Салихова

Теперь нам нужно распланировать каждый конкретный день. Существует множество подходов. Я приведу несколько примеров. Выбрать можно один из них, либо скомбинировать и создать свой, который будет подходить именно вам. Главное – не превратить планирование в тяжелую, невыполнимую задачу, которая будет занимать больше времени, чем сами цели.

1) Ежедневник. При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:

«жесткие» – привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»);

«гибкие» – не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»);

«бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи, не имеющие жесткого срока исполнения, но требующие большого ресурса времени («подготовиться к презентации – 2 часа»).

Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника с обзором дня).

1. В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).

2. Выделите красным 2–3 приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.

3. На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи – привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, забюджетируйте это время.

4. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.

Чтобы ваш день проходил эффективно, рекомендую рассчитывать не столько на ваши планы и ожидания, сколько на то, что все может измениться и придется эти планы менять.

2) Матрица Эйзенхауэра. Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто – смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса: Это важно? Это срочно?

Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.

Квадрат A: важные и срочные дела

Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели. Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни. Вопросы здоровья. Если вы очень эффективный человек, то этот квадрат будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но таких людей очень мало. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач – беда. Но паниковать не стоит. Чтобы этот квадрат пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

Квадрат B: важные, но не срочные дела

Основная деятельность. Здесь находятся задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадратом – того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте – задачи из этого квадрата могут перейти в сектор А.

Квадрат C: срочные, но не важные дела

Отвлекающие факторы. Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают. Есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадрата А и получить неразбериху в приоритетах.

Квадрат D: не срочные и не важные дела

Удивительный квадрат, потому что тут находятся дела: не несущие никакой пользы, но они наши любимые. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т. к. именно они являются «пожирателями времени».

3) Метод Альпы (ALPEN).

Альпен является аббревиатурой с немецкого языка и расшифровывается как:

A – задачи (все встречи и дела). Запишите на лист бумаги всё, что вы хотите сделать за день. Рассмотрите задачи, вытекающие из ваших еженедельных и ежемесячных целей, непредвиденные задачи, новые добавленные действия и рутинные действия, а также ваши встречи.

L – продолжительность. Рядом с каждой задачей отметьте время, которое, потребуется для её выполнения. Не бойтесь неточных оценок! Всего через несколько дней вы будете точно знать, сколько времени вам нужно для определенных действий. Если вы укажете отрезок времени, то заставите себя придерживаться его последовательно и работать более эффективно, меньше отвлекаться.

Р – буфер времени. Резервируйте по крайней мере 40 % буферного времени! У вас будет доступно время для неожиданных и внезапных событий, которые вы просто не можете предвидеть.

Это означает, что вы должны запланировать только 6 часов из 10 рабочих часов или только 5 часов из 8 рабочих часов. Это требует строгого сокращения других видов деятельности.

Е – решения. Установите приоритеты. Принимайте решения о приоритете своей деятельности. Что для вас самое важное, что самое срочное? Где вы можете что-то сократить или делегировать другим?