Учет автотранспорта и затрат на его содержание на предприятии

Если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи транспортного средства, являющегося предметом аренды, то из этого следует, что услуга реализуется (потребляется) сторонами договора и у организаций есть основание для учета сумм доходов от реализации такой услуги (арендодатель) и расходов в связи с потреблением услуги (арендатор). Данные основания возникают у организаций вне зависимости от подписания акта приема-передачи услуги, тем более что требование об обязательном составлении актов приема-передачи услуг в виде аренды ни налоговым, ни бухгалтерским законодательством не предусмотрено.

Если организация, руководствуясь письмом ФНС РФ от 05.09.2005 г. № 02-1-07/81, не составит акта оказанных услуг, то в этом случае появляется риск, что налоговая инспекция в ходе налоговой проверки признает расходы необоснованными. Если же в договоре не оговорены сроки составления акта оказанных услуг, то акт должен составляться так часто, чтобы можно было признать расходы арендатора обоснованными (ежемесячно).

Рассмотрим ситуации, когда арендатор при несоблюдении арендодателем требований ГК РФ вправе не платить арендную плату. Согласно п. 2 ст. 611 ГК РФ арендодатель должен передать транспортное средство вместе с принадлежностями и документами, например техпаспортом, если иное не указано в договоре. Допустим, документы не были представлены в срок, а без них арендатор не может эксплуатировать автомобиль в соответствии с его назначением или в большой степени лишен того, на что он мог рассчитывать при заключении договора. В этом случае он может потребовать от арендодателя эти принадлежности и документы, расторжения договора и возмещения причиненных убытков.

Президиум ВАС РФ в информационном письме от 11.01.2002 г. № 66 «Обзор практики разрешения споров, связанных с арендой» сделал вывод, которым может воспользоваться арендатор автомобиля: если арендодатель передал арендатору имущество без документов, отсутствие которых исключает эксплуатацию объекта аренды, арендная плата не подлежит взысканию. Иначе арендатор вправе не платить арендную плату до тех пор, пока соответствующие документы не будут представлены арендодателем.

Если же арендодатель не предоставил арендатору в установленный в договоре срок транспортное средство, от него можно потребовать либо имущество, либо расторжения договора, а также в обоих случаях – возмещения убытков. До передачи автомобиля после оговоренного в договоре срока арендатор вправе не платить арендную плату.

При эксплуатации транспортного средства постоянными являются затраты на бензин. Приобретение ГСМ и запасных частей для служебных автомобилей учитывается в составе материальных расходов (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 11.01.2006 г. № 03-03-04/2/1 «Об учете для целей налогообложения расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией служебных автомобилей»).

Например, нормы расхода масел устанавливаются в литрах на 100 л расхода топлива, нормы расхода смазок – в килограммах на 100 л расхода топлива. Также есть поправочные коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации машины. Расход тормозных и охлаждающих жидкостей определяется в количествах заправок на один автомобильный транспорт. Базовые нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте носят только рекомендательный характер.

Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на себестоимость. В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Для учета ГСМ используется правая лицевая часть путевого листа. Показания спидометра на начало работы должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля (при возвращении в гараж). А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанной на оборотной стороне. Раздел «Движение горючего» заполняется в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов.

Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации по данной машине, и по сравнению с этой нормой указывается фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.

Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм (Разпоряжение Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций „Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте“):

1) базовая норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства в снаряженном состоянии;

2) транспортная норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега при проведении транспортной работы: