Управленческий учет в США

Название и сальдо счета переносятся из главной книги в рабочий лист для последующей обработки. Последняя может проводиться как в ручном, так и в автоматическом режиме на компьютере. Для этого используется программное обеспечение типа «электронная таблица» (spreadsheet), например программа Excel или специализированные бухгалтерские программы.

Скорректированный пробный баланс является результатом проводки по счетам обычных и корректировочных журнальных записей. Он используется для сверки равенства дебетов и кредитов после внесения AJEs. Данный баланс включает балансы всех счетов, которые указываются в финансовой отчетности компании, за исключением нераспределенной прибыли. По сравнению с неоткорректированным, скорректированный баланс может включать некоторые новые счета и не включать старые, закрытые корректировочными записями.

Финансовая отчетность выступает в качестве основного итога учетного цикла, поскольку именно на ее основе принимаются решения относительно данной компании внешние пользователи (инвесторы, кредиторы и т. д.). В принципе такие отчеты могут быть подготовлены за любой период, однако наиболее распространенными являются месячные, квартальные и годовые отчеты.

Основой подготовки отчета о прибылях и убытках, отчета нераспределенной прибыли и балансового отчета служит непосредственно скорректированный пробный баланс. При этом в первую очередь составляется отчет о прибылях и убытках, поскольку для вычисления нераспределенной прибыли надо сначала знать чистую прибыль. Окончательный баланс нераспределенной прибыли вычисляется непосредственно на основе отчета о ней, а не скорректированного пробного баланса.

Балансы временных счетов переносятся в отчет о прибылях и убытках, а постоянных – в балансовый отчет.

Кроме корректирующих записей в конце отчетного периода (года) должны быть сделаны закрывающие записи, или проводки (closing entries), которые закрывают (обнуляют) счета доходов и расходов. Поскольку счета доходов и расходов являются временными, т. е. ведутся только в течение отчетного периода, то в конце отчетного периода они должны быть закрыты (приведены к нулю). Напомним, что по определению доходы и расходы являются изменением собственного капитала, поэтому они в конечном итоге должны быть закрыты на счета собственного капитала. Процесс закрытия счетов необходим для подготовки временных счетов к следующему периоду.

Процедуру закрытия счетов доходов и расходов на собственный капитал можно разбить на два этапа.

Этап I. Счета доходов и расходов закрываются на сводный счет прибылей и убытков (Income Summary). Счета доходов, имеющие кредитовое сальдо, закрываются проводкой: дебет счета доходов, кредит сводного счета прибылей и убытков. Счета расходов, имеющие дебетовое сальдо, закрываются проводкой: дебет сводного счета прибылей и убытков, кредит счета расходов. Таким образом, на сводном счете прибылей и убытков собирается информация обо всех доходах (по кредиту) и расходах (по дебету) предприятия за отчетный год, необходимая для составления отчета о прибылях и убытках. Сальдо данного счета представляет собой чистую прибыль (кредитовое сальдо) или чистый убыток (дебетовое сальдо) за отчетный период.

Этап II. Сводный счет прибылей и убытков закрывается на счета собственного капитала. Для индивидуальных частных предприятий и партнерств сводный счет закрывается непосредственно на счет капитала владельца (капиталов владельцев). Для корпорации сводный счет закрывается на счете накопленной нераспределенной чистой прибыли. При наличии кредитового сальдо сводный счет закрывается проводкой: дебет сводного счета прибылей и убытков, кредит счетов капитала; при наличии дебетового сальдо – проводкой: кредит сводного счета прибылей и убытков, дебет счетов капитала. Таким образом, сводный счет прибылей и убытков играет вспомогательную «транзитную» роль: он открывается и закрывается в конце отчетного периода для обобщения информации о доходах и расходах предприятия.

Для проверки правильности отражения закрывающих записей может составляться пробный баланс после закрытия счетов (Post-Closing Trail Balance). Для этого в рабочий лист вместо граф «Баланс» и «Отчет о прибылях и убытках» добавляется графа «Пробный баланс после закрытия счетов» (дебет и кредит), куда переносится информация о сальдо балансовых счетов после закрывающих записей.

Закрывающие записи представляют собой финальный этап учетного цикла предприятия. Однако существует возможность еще одного технического приема, который называется обратными, или реверсирующими, записями, или проводками (reversing entries). Данные записи не являются обязательным элементом учетного цикла, а лишь представляют собой возможную альтернативу, которая может быть использована бухгалтером для облегчения последующей работы.