Управление персоналом для менеджеров: учебное пособие

Коммуникативная сторона общения связана с обменом информацией, мнениями, переживаниями и т. п. Мы хотим передать «это» партнеру и получить ожидаемую ответную реакцию в форме понимания, изменения его мнения, поведения. Успех такой передачи зависит от ряда факторов, связанных с особенностями и уникальностью наших личностных свойств, психических процессов.

Третий аспект общения – интерактивный, связанный с взаимодействием сторон. В рамках интерактивной стороны общения для оценки ситуации используется такой психологический термин, как «позиции сторон», обозначающий статусное взаиморасположение партнеров: выше – ниже, ведущий – ведомый, преследователь – жертва и т. д. Правильное определение статуса, позиции партнера по общению позволяет установить его цели, стратегию, достаточно точно спрогнозировать его поведение и своевременно принять меры: либо подстроиться к партнеру, либо попытаться изменить его позицию, либо завершить общение.

Рекомендации по использованию разных режимов донесения содержания устной речи приводятся в книге Дж. М. Лэйхиффа и Дж. М. Пенроуза³⁰.

Выделяют четыре основных режима публичных выступлений:

1) импровизация,

2) речь «без бумажки»,

3) речь, выученная наизусть,

4) речь по рукописи.

Импровизированная речь

произносится, когда у вас практически нет времени на ее подготовку. Ее основное преимущество – спонтанность, а недостаток – то, что она, как правило, плохо спланирована. Когда вам надо сказать несколько слов без предварительной подготовки, ваше выступление будет импровизацией.

Речь «без бумажки» более формальна, чем импровизация. У вас есть возможность ее спланировать, поэтому она лучше организована. Вы будете постоянно опираться на заметки, но читать их слушателям не надо. Большинство публичных выступлений выглядят именно так.

Выученная наизусть речь позволяет хорошо ее спланировать и четко выразить мысли. Однако, выступая по памяти, ораторы часто теряют естественность, и иногда их речи звучат не очень живо. Другой негативный аспект выученной наизусть речи – возможность забыть то или иное слово или выражение.

Чтение по рукописи рассчитано на более формальные ситуации. При этом вы можете быть очень точны, контролировать каждое предложение. Конечно, подготовка такой речи занимает больше времени; вдобавок рукопись становится барьером между вами и аудиторией.

Наиболее известные схемы организации материала презентации приведены в табл. 8.10.

Таблица 8.10

Наиболее распространенные схемы организации материала презентации³¹

«Кроме того визуальная поддержка может помочь оратору по четырем направлениям: очертить неясные детали, помочь слушателям запомнить информацию, избежать скуки и снов наяву и послужить ориентиром, чтобы оратор и слушатель не ушли в сторону от темы. Фотоснимки, таблицы, графики, проспекты, доска с мелом, электронная доска и проекторы часто используются ораторами как визуальные средства. Однако ими нередко злоупотребляют. Визуальная поддержка не заменяет саму речь. Бремя проведения презентации все же лежит на вас. Даже очень хороший иллюстративный материал не компенсирует посредственную речь»³².

Письменные коммуникации

Существуют значительные различия между устным и письменным стилями общения. Письменному общению недостает межличностного аспекта или незамедлительности, но оно имеет веское преимущество перед устным – долговечность. Письменные документы можно запомнить, изучить, сделать дубликат и сохранить на будущее. Это означает, что они способны передавать более детализированную информацию. Поскольку письменное общение предлагает все перечисленные преимущества, оно предъявляет иные требования к автору: в письменном общении необходима особая точность.

Ваш профессиональный имидж зависит от многих факторов, и не в последнюю очередь от того, как вы оформляете письменные сообщения. Зачеркивания, стертые места в тексте, типографские ошибки и прочие небрежности портят впечатление от документа так же, как неуклюжие манеры отвлекают от устной речи. Кроме того, необходимо неукоснительное соблюдение грамматических правил – орфографические, пунктуационные ошибки и неграмотное изложение свидетельствуют о необразованности автора. Это, конечно же, не тот имидж, который вы хотите иметь. Возможно, вы ожидаете, что секретарь или конторский служащий заметят и исправят ваши недочеты, и во многих случаях так и происходит. Однако когда вы ставите подпись или иным способом одобряете документ, то именно вы являетесь единственным, кто несет ответственность за любые ошибки в нем. Важно развить у себя привычку читать окончательный вариант, прежде чем вы подпишете его.