Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю

«Самый большой вор времени – неорганизованность. Все мы можем найти множество проблем, чтобы занять время. Но время необходимо использовать. Реагировать на важные документы, запросы и письма сразу же по их прочтении. Откладывать их в сторону, чтобы прочесть позже, – пустая трата времени. Кроме того, это значит, что вы останетесь с кипой бумаг, будучи не совсем уверенным, что в них. Такое положение вещей вызывает стресс, ибо вы не владеете ситуацией, а вы должны владеть ею. Мой дневник расписан на неделю вперед, и, насколько возможно, я стараюсь придерживаться этого строгого расписания. Каждый человек в моем офисе, включая и меня, носит маленькую красную книжечку, куда записывает детали совещаний, телефонных звонков и выводы или состояние дел по различным проектам. Поэтому наш офис не завален бумагой и нам легко следить за тем, что происходит или что намечается в будущем».

Будьте собранны.

Собранность существенно необходима для эффективной организации времени. Но никогда не делайте собранность самоцелью, вместо того чтобы использовать ее в качестве средства достижения цели. Сосредоточьтесь на результатах, а не на процессах.

Регистрируйте документацию тщательно, но выборочно.

На каждой неделе выделите время для приведения в порядок документации. Сделайте это постоянной частью заведенного вами порядка. Регулярно проводите ревизию документации. Большинство материалов быстро устаревают. Если вы ощущаете нехватку места, не заводите дополнительный шкаф для хранения документации – вместо этого проведите ревизию старых. Спросите себя: необходимо ли хранить эти материалы?

Исследования показали, что к 60 % задокументированного материала никогда вновь не обращаются.

• Энтузиазм – существенно необходим для мотивации.

Эту мощную движущую силу можно пробудить по-разному. Какой способ подходит лучше всего, зависит от психологии каждого конкретного служащего. Некоторых заводит вызов: «Откровенно говоря, это сложная задача, требующая решительности, но я уверен, что вам она по плечу».

Энтузиазм других можно зажечь, предоставив им полную ответственность за сложное задание: «Это ваш проект от начала и до конца, хотя вы всегда можете рассчитывать на мою поддержку».

И наконец, особенно у подчиненных с низким или средним уровнем зрелости, энтузиазм можно пробудить вознаграждением, премией, публичной похвалой, возможностью продвижения по службе, дополнительными привилегиями и так далее.

6. Контролируйте ход выполнения задания, особенно если оно длительное или сложное. Но не создавайте у вашего подчиненного впечатления, что вы постоянно заглядываете ему через плечо. Это только снижает мотивацию и вызывает негодование. Степень контроля зависит от уровня зрелости подчиненного. Чем он выше, тем большее негодование вызывают непрошеные советы менеджера. Это не только тормозит его, но и отнимает ваше время. Один из способов контроля ориентирован на исключительные обстоятельства. То есть просите докладывать, когда возникают исключительные обстоятельства и работа уже не идет в соответствии с установленным планом.

7. Остерегайтесь обратного делегирования.

Это происходит, когда на различных стадиях выполнения подчиненный постоянно и беспричинно обращается к вам за советом, пояснением или помощью и в конце концов получается так, что большую часть работы вы выполняете сами.

Если вы придерживались представленных выше правил, то для обратного делегирования не должно быть никаких причин – или оправданий, – и все попытки подчиненного прибегнуть к нему должны твердо пресекаться.

Как и всякое иное умение, искусство делегирования требует тренировки и совершенствования, что достигается постоянным применением. Сделать плохо – всегда легко, а сделать правильно – зачастую сложно. Но овладев этим приемом, вы найдете, что это один из самых эффективных инструментов в организации времени.

Утвердившись в мысли, что некое задание должно быть выполнено и не может быть делегировано, задайте себе следующий вопрос: «Нельзя ли выполнить его более эффективно и более быстро, если отсрочить?» Хотя многие люди относятся к любой форме задержки как к потере времени, есть случаи, когда задержка может быть не только самым уместным решением из всех возможных, но и наиболее экономным в отношении времени. В главе 4 я объясню, когда и почему так происходит. Я также объясню, как следует действовать, если задание должно быть выполнено вами!

Глава 4

Сила положительной задержки

Если вам нужен быстрый ответ – это НЕТ!

Девиз А. Байера

«Задержка, – писал Томас Джефферсон Джорджу Вашингтону, – лучше ошибки». Если бы третий президент Америки писал эти слова в бурном XX в., он мог бы добавить: «…и пустой траты времени».