Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать

Если действия можно поручить кому-то другому, то полезно следить за их исполнением через список «Ожидание». Проверяйте его хотя бы раз в неделю, чтобы помнить о том, с кем из коллег следует связаться, узнать о ходе действий или их завершении. Если вы на 100 % доверяете своему коллеге или вам нет дела до результата, то нет и нужды следить за исполнением.

Должен ли я делать это сам? – Да

Настало время потрудиться. И тут истинный ниндзя может проявить себя в полную силу. Вот три этапа, через которые нужно пройти, желательно в той же последовательности.

1. Каким должно быть следующее практическое действие?

Добавьте действие в основной список, отталкиваясь от категорий, о которых мы уже говорили (Места, Внимание, Люди). Если выполнение действия занимает менее двух минут, просто сделайте это, не тратя времени на включение его в основной список!

2. Связано ли действие с крупным проектом?

После включения действия в основной список возникает второй вопрос. Нужно проверить, не связано ли оно с проектом, которого еще нет в списке. Создание проекта позволит вам следить за всеми последующими действиями, которые будут возникать в ходе его осуществления. К этому списку мы будем регулярно возвращаться на этапе обзора и анализа. Не забудьте дать проекту название и определить критерии его завершения.

3. Установлен ли дедлайн, который нужно зафиксировать в календаре?

Это последний вопрос. Если вы работаете с Outlook или другой программой, то воспользуйтесь функцией «All Day Appointments» (Встречи на целый день). Тогда подобные сроки будут размещаться в верхней части графика на конкретный день. Кроме того, я использую красный цвет, чтобы отделить их от других действий. Если срок обозначен не датой, а фразой «на этой неделе», я обычно отмечаю воскресенье наступающей недели. Поскольку по воскресеньям я никогда не пользуюсь календарем Outlook, то этот день идеально подходит для записи всего того, что следует обдумать и спланировать в следующем недельном списке. Хочу сразу предупредить: самостоятельно устанавливать сроки для самих себя

бесполезно – в глубине души мы знаем, что за нарушение таких сроков нам ничего не будет.

Где же все это находится? Где я должен работать со своими списками?

В этой главе мы с вами говорили о вашем втором мозге и ряде списков:

• Ежедневный список дел

• Основной список действий

• Список проектов

• Список «Ожидание»

• Парк хороших идей

Где же должен находиться ваш второй мозг? Где следует вести эти списки? Может быть, на дверце холодильника? В ящике стола? Или в папке? В блокноте? В компьютерной программе? Возможности кажутся бесконечными, но ответ очень прост. Храните их, где хотите! Главное, чтобы вам было удобно. Нередко участники семинаров видят, как другие пользуются приложениями для смартфонов, iPad и другими устройствами, и тогда они начинают терзаться чувством вины, что ведут свои списки в обычных блокнотах. Им хочется найти более современный способ. Хотя мне нравится вести списки в электронном виде, очень многое я фиксирую на бумаге.

На что обратить внимание при выборе приложений?

1. Функциональность

Как минимум вы должны обратить внимание на следующее:

• Как добавлять проекты (эта функция обычно называется «списки» – lists).

• Как создавать вложенные категории для основного списка действий (эти функции обычно называются «метки» или «теги» – contexts или tags

). В приложениях, как правило, присутствуют обе функции, и тогда вы можете использовать их в разных целях!

• Как расставлять приоритеты – высокий, средний и низкий (эту функцию можно использовать и для пометки задач для проактивного, активного и инертного внимания).

• Как синхронизировать приложение со своим телефоном – это позволит вам по достоинству оценить возможность просматривать свои списки и фиксировать новую информацию в любое время, где бы вы ни находились!

Стоит обратить внимание и на следующее:

• Удобство поиска и возможность сохранения часто применяемых критериев поиска.

• Функция даты и будильника-напоминания. Лично я доверяю своей системе настолько, что не нуждаюсь в отслеживании даты. Моя система и без того обо всем напоминает вовремя. И для многих людей эта функция оказывается полезной.

• Навигатор GPS – возможность получать на экране списки действий, привязанных к определенному месту, когда программа определит ваше местонахождение (это не обязательно, но приятно!).

• Возможность внесения информации в программу из других мест. (Например, одно из самых популярных приложений Remember the Milk позволяет фиксировать информацию, посылая сообщения через Twitter, Gmail или плагины интернет-браузеров.)