Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать

Плотность и сложность нашего перегруженного мира заставляет нас большую часть рабочего дня проводить на передовой. Нам редко представляется возможность увидеть общую картину, то есть разглядеть лес за деревьями. Составление Ежедневного и Еженедельного чек-листа – это время, когда вы можете оценить свою работу, поднявшись над ней. Вы видите себя с высоты птичьего полета. Поверьте, это очень мощный и успокаивающий опыт, несущий в себе подлинное очищение. Успокаивающий эффект Еженедельного чек-листа поразительно глубок. После анализа и обзора я обычно чувствую себя спокойнее, увереннее, комфортнее, динамичнее. Я с оптимизмом смотрю на ожидающую меня работу. Ощущение напоминает те чувства, которые испытываешь после беседы с компетентным начальником, способным вдохновить сотрудников и зарядить их новыми силами. Составление Ежедневного чек-листа утром, до начала рабочей суеты, поможет вам обрести подвижность и уверенность, необходимые для выполнения предстоящей работы. Еженедельный чек-лист, составляемый по пятницам, вселит в вас дальнейшую уверенность и умиротворение. Вы сможете спокойно отдыхать, наслаждаясь тем, что запланировали себе на выходные.

Комфортное управление проектами

Некоторые пункты Еженедельного чек-листа, о которых мы будем говорить, продиктованы здравым смыслом. Это обычное, традиционное управление проектами. Многие люди путают управление проектами и их планирование. Они с головой уходят в программы планирования и сложные таблицы, хотя на самом деле важно лишь то, чтобы кто-то достаточно регулярно следил и корректировал последовательность действий для обеспечения динамичной и продуктивной работы во имя поставленной цели. Детализированный, прямолинейный стиль управления очень утомителен. Он приводит к избыточной заорганизованности, чрезмерной увлеченности планированием и, в конце концов, к снижению продуктивности. Однако если вы участвуете в проекте, которым руководит настоящий профессионал в области управления, вы сразу чувствуете магию. Еженедельный контрольный список позволяет блестяще справляться с работой, но в то же время не превращает размышления в тяжкий труд.

В этот момент на передний план выступает ваш внутренний менеджер проектов. Он обеспечивает жесткость и дисциплину, необходимую для работы не над одним, а над всеми пунктами, включенными в ваш список проектов. Чек-лист позволяет определить набор действий для каждого из них, напоминает о взаимосвязях и взаимозависимости разных проектов – и при этом никакого чрезмерного планирования!

Давайте же теперь обсудим оба чек-листа более подробно, а затем вы сможете создать собственные.

Этапы составления еженедельного чек-листа

У каждого чек-лист свой, хотя здесь есть определенные шаги, расположенные в логичном порядке. Вот основные этапы составления Еженедельного чек-листа:

1. Очистка всех информационных потоков

2. Актуализация второго мозга

3. Предусмотрительность

4. Готовность

5. Вопросы

Давайте разберемся с каждым из этих элементов.

1. Очистка всех информационных потоков

Первый этап составления Еженедельного чек-листа заключается в том, чтобы убедиться в продуктивности сбора и фиксации информации, а также ее организации, о чем мы говорили в предыдущих главах. Обычно я провожу в офисе всего пару дней, и хотя у меня есть доступ к электронной почте «на ходу» и я могу заниматься фиксацией идей и их организацией в любом месте, мне все равно нужно спокойно посидеть за рабочим столом и окончательно завершить процессы сбора, фиксации и организации. Одно из преимуществ составления Еженедельного чек-листа в том, что он дает вам ощущение логики. Вы понимаете, что какой бы хаос ни царил в вашем мире, у вас есть время забыть о суете и вернуть себе полный контроль. Если я знаю, что после нескольких дней командировки ситуация может выйти из-под контроля, то мне нужно сначала очистить все информационные потоки и обрести ясность. Только после этого можно переходить в режим мышления «управляющий» и приступать к составлению Еженедельного чек-листа.

Таким образом, первый этап заключается в сведении всего воедино: электронной почты, заметок с совещаний, новых идей и мыслей, которые появились в процессе рабочей недели, действий и идей, родившихся при общении с руководством и коллегами, и всего прочего.

2. Актуализация второго мозга