Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать

И помните, что одни лишь перечисленные вопросы не дают человеку возможности прояснить все непонятное, не показавшись бестолковым. Избавьте собеседника от неловкости, сказав что-то вроде:

• «Не удивлюсь, если у вас появится несколько вопросов. На этой неделе у меня есть время. Не хотите ли что-нибудь обсудить?»

• «Я понимаю, что всем нам есть, о чем подумать, поэтому смело спрашивайте, если у вас появятся вопросы».

• «Ко мне уже многие обращались за советом. А у вас есть вопросы?» (Говорите так, даже если никто к вам не обращался. Человек понимает, что он не один такой, а следовательно, он вовсе не глуп.)

• «Задача очень сложная. У вас есть какие-то проблемы?»

Со временем вы начнете замечать, кто с готовностью задает вопросы, кого нужно к этим вопросам подтолкнуть, а кто избегает подобных разговоров любой ценой, хотя и не представляет, как сделать то, что от него требуется.

Сроки

При любой возможности устанавливайте сроки. Мы говорили об этом в главе, посвященной фазе действий процесса CORD. Сроки возникают как черт из табакерки. Вспомните о проектах, которые вы заканчивали ночью накануне сдачи. Когда вы к ним приступали, то были уверены, что такого не произойдет, верно? То же относится и к делегированию обязанностей. Не бойтесь устанавливать жесткие сроки, но при этом будьте открыты для вопросов и изменений.

Установите критерии оценки

Действие должно подлежать оценке. И дело не только в соблюдении сроков. Важна оценка результата и его воздействия на корпоративные результаты в целом. Критерии оценки повышают ясность и концентрацию на первых этапах, а также облегчают мониторинг в дальнейшем. Вопросы о сути действий – прекрасный способ регулярно оценивать ход осуществления проекта. Вполне возможно, что через несколько недель после совещания выяснится, что требуются совершенно иные действия.

УПРАЖНЕНИЕ: ОСУЩЕСТВЛЯЙТЕ ПЕРЕМЕНЫ И СОСТАВЛЯЙТЕ ЧЕК-ЛИСТ ДЛЯ РЕГУЛЯРНЫХ СОВЕЩАНИЙ

Подумайте о проводимых вами регулярных встречах. Это могут быть рабочие беседы внутри команды или обзорное совещание, намеченное через шесть месяцев после первичного.

• Разработайте чек-лист следования повестке дня.

• Разработайте чек-лист действий, которые надо выполнить в конце каждого совещания.

• При возможности включите сроки и более детальное описание необходимых действий.

• Составьте описание процесса подготовки, проведения совещания и реализации результатов. 40 % времени отведите на подготовку, 20 % посвятите тому, что нужно сделать на самом совещании, и 40 % – реализации результатов.

Подумайте, чего вы сейчас не делаете, но что может заметно облегчить проведение совещаний. Поскольку речь идет о регулярных встречах, прямо сейчас потратьте время на оптимизацию процедуры, чтобы проводить их максимально эффективно.

Вы ниндзя?

• Дзен-спокойствие – результат регулярного анализа каждой сферы работы настоящего ниндзя. Воспринимайте всю свою работу как проект.

• Ниндзя не боится оригинальности в управлении проектами и совещаниями. Он больше сосредоточен на гибкости и ответной реакции, а не на старомодном «планировании».

• Ниндзя использует проекты и совещания для осознания и готовности, а также для создания атмосферы доверия и придания рабочему процессу силы потока.

Глава 10. Поток

«Я уже лидировал… И просто продолжал ехать. Неожиданно я на две секунды оторвался от всех остальных, в том числе и от моего товарища по команде на той же машине. И вдруг понял, что перестал вести машину сознательно. Мной руководил какой-то инстинкт. Я находился в другом измерении. Мне казалось, что я несусь по туннелю».

Айртон Сенна, чемпион Формулы-1, выступление после квалификационных заездов Гран-при Монако, 1988

В последних нескольких главах я рассказал вам о содержании и применении модели эффективности CORD. Кроме того, мы создали второй мозг для управления проектами и действиями. Вы установили полный контроль над папкой «Входящие» в своем почтовом ящике и сосредоточились на управлении проектами. Вы поняли, как можно сократить количество совещаний, и как следует проводить их. Все хитрости, советы и подходы, которые мы с вами обсудили, работают. Я знаю это, потому что сам ими пользуюсь. Помимо этого, я обучаю их применению других людей и вижу, каких результатов они добиваются. Полагаю, теперь вас ничто не остановит! Кроме, конечно же, вас самих.