Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня

Одним из психологических препятствий для наведения порядка является «копание» в собственном прошлом: вы отыскиваете неулаженные дела и позабытые обязательства. Уясните для себя, что вы и окружающий вас мир прошли за это время определенное развитие и прошлое уже не так важно, как вам кажется. Мы советуем следовать одному основному правилу: избавляйтесь от того, что было актуальным больше чем полгода назад, исключение составляют только важные, касающиеся делопроизводства бумаги (квитанции, счета, расписки). Но поверьте — в целом, дела полугодичной давности, которые «нужно уладить», не стоят крупицы вашего внимания.

Храните только самое нужное.

При уборке читайте в журналах, самое большее, содержание — чтение как таковое запрещается! Храните журналы не целиком, а только самые нужные вырезки, собирая их в подвесной картотеке или в «кармашках» папок.

Отвлекают внимание также многочисленные визитные карточки. Большинство можно выкинуть, оставьте только самые необходимые. Их лучше всего наклеить на специальные карточки фирмы Rolodex и рассортировать по адресам в перекидной картотеке. Можно также купить небольшой ящичек для карточек с алфавитной разметкой. Производите сортировку таким образом, чтобы в случае необходимости вы легко нашли не только адрес вашего делового партнера, но и сведения о нем, его сайт в Интернете, электронный адрес и номер телефона.

То, что при уборке попало в ящики с надписью «Обратно в нужную комнату» и «Уладить немедленно!», вы можете, не особенно напрягаясь, разобрать в ближайшие три дня. Избавьтесь от идеи-фикс, что давно откладывавшаяся работа должна быть доведена до конца с особым тщанием — ведь именно эта идея и породила хаос в вашем офисе! Перестройтесь на новый лад: «Убрал, и готово!»

Как навести порядок на длительное время

Часто воля к уборке и устранению царящего в офисе беспорядка у нас присутствует, а вот вера в то, что результат будет длительным, — нет. Существует прочная, блокирующая наши действия установка, что после уборочного дня «везде будет такой же хаос, как и прежде». Но тот, кто так думает, никогда не пойдет в жизни правильным путем. Поэтому мы приводим здесь несколько полезных советов, с помощью которых вы сможете надолго навести порядок в офисе.

Переверните ваш письменный стол на бок! Превратите лежащие горизонтально кипы бумаг в вертикально стоящее содержимое подвесных папок. Отправьте каждую бумагу с поверхности стола либо в подвесную картотеку, либо в папку, либо в корзину для бумаг.

Избегайте создавать папку «Срочно!» Опыт показывает, что никто, как правило, в такую папку никогда не заглядывает. При наличии срочных дел годится только одна надпись: «Уладить!» И только если по каким-то уважительным причинам это не получается, вы делаете пометку в ежедневнике и кладете относящиеся к делу бумаги в соответствующую папку. Теперь на вашем письменном столе больше не громоздятся стопки бумаг по делам, которые должны быть «немедленно улажены», и не нарушают ваш радостный рабочий настрой.

Вам следует ликвидировать в офисе все места, куда вас инстинктивно тянет что-нибудь положить. Склонные к собирательству натуры знают, что имеется в виду: верхние панели принтера или сканера, места под креслом, за дверью, у шкафа, столик для гостей, маленькие подставки — все это рано или поздно будет «совсем ненадолго» завалено стопками документов первостепенной важности. Наведение порядка само по себе здесь мало поможет, поскольку эти места вскоре снова превратятся в вечные хранилища бумаг. Поэтому защищайте подобные, находящиеся «в опасности» места, ставя на них цветы или другие предметы, которые способствуют эстетике помещения и хорошему настроению.

А там, где это невозможно (орхидея на сканере выглядит уж чересчур претенциозно), примените тактику «позитивного отвлечения»: щедро пополняйте стойки, пустые папки, ящики стола и другие места, предназначенные для бумаг. Перехитрите сами себя, зная свои слабые стороны: люди, которые охотно собирают журнальные статьи, рекламные проспекты и другие (возможно, потребовавшиеся им лишь однажды) бумаги, так же охотно расставляют их по порядку — если, конечно, для этого есть привлекательное место. Но ни в коем случае не оставляйте контейнеры для хранения неподписанными! Подписывайте каждую папку, стойку или ящик, как только в них что-то появится! Кроме того, не следует наполнять контейнеры до отказа, надо всегда держать наготове один запасной. Ведь если папка окажется переполненной, вы засунете бумагу куда-нибудь «на время», и прежний бедлам вернется к вам снова!

Высшая школа по выкидыванию хлама.