Успешный бизнес. 160 практических рекомендаций

Сейчас все легче делать самому, но стратегически это помешает бизнесу развиваться. Гораздо эффективнее обучить кого-то своему ремеслу и перепоручить задачи.

Совет 2. Создавайте инструкции

Пишите четкие инструкции для каждой позиции. Что это значит? Каждый работник должен иметь план, в котором прописано, что и когда он должен делать, кто и как его контролирует. Все нужно прописывать пошагово.

Что происходит, если у работников нет инструкций? Приходится всем все объяснять, либо сотрудники объясняют друг ДРугу. Чем это плохо? Во-первых, на каждого новичка надо тратить время. Во-вторых, если объясняете уже не первый раз, значит, что-то упустили.

Во избежание недоразумений готовится инструкция или пошаговый алгоритм действий. Допустим, нужно составить инструкцию по наклеиванию обоев. Вы пишете: чтобы поклеить обои, делайте следующее:

1. Положите обои вниз рисунком.

2. Подготовьте клей.

3. Окуните кисточку в клей.

4. Намажьте клеем обои.

5. Возьмите обои и прислоните их вертикально к стене (выделяйте жирным важные моменты).

6. Выровняйте обои и просушите.

Это и есть пошаговая инструкция. Как только вы начнете все прописывать, заметите, как меняется бизнес, обретает системность и структурированность.

Если инструкций нет, можно начать с малого. Выберите основную должность либо процесс, который встречается чаще всего (например, работа с клиентами), и подробно его пропишите.

Сделаете – и сразу увидите, как все изменится. У нас есть курс «Малый бизнес на автопилоте», посвященный оптимизации бизнес-процессов. В его первом блоке рассказано, как написать такую инструкцию. Вы платите символические деньги и тратите около пяти часов, а полученный результат превосходит все ожидания.

Совет 3. Чек-листы регулярной проверки

Что такое чек-лист? Это таблица, где по горизонтали выделены пункты инструкций конкретного работника, а по вертикали – ячейки, в которых нужно ставить галочку, если пункт выполнен.

На практике удобно использовать два чек-листа – утренний и вечерний. В чек-листы утренней проверки входят пункты, которые сотрудник должен выполнить, придя на работу. Вечерний содержит отчеты по итогам дня.

Примеры чек-листов для менеджеров по персоналу и других должностей есть в бесплатном курсе «Рабочие инструменты менеджера по продажам».

Вы спросите: зачем нужны чек-листы? Затем, что люди имеют свойство многое забывать. Когда у работника нет чек-листа, он придумывает себе оправдание: «Забыл!» Его это устраивает, но вас-то – нет!

Вы хотите, чтобы процесс шел и результаты были качественными? Дайте сотруднику чек-лист. Так вы сможете контролировать процесс, потому что работник будет отмечать каждый свой шаг: это сделал, это сделал, это сделал…

Здесь уже не отмазаться, так как нужно поставить галочку. Если не поставил, возникает вопрос: «Почему? У тебя перед глазами стандартный список того, что необходимо сделать». Так проще требовать от людей исполнения стандартных инструкций.

Совет 4. Функциональная модель

Постройте функциональную модель компании, отображающую ее организационную структуру. Пропишите в ней основные функции компании, их взаимосвязь и ответственных за выполнение.

Функции стоит прописать, даже если вы в одном лице и бухгалтер, и начальник производственного цеха, и логист, и продажник, и маркетолог, и генеральный директор. Это нужно, чтобы понимать, как функционирует бизнес.

Вновь отошлю вас к курсу «Малый бизнес на автопилоте», где даны разные инструменты и примеры по выстраиванию функциональной модели.

Как минимум нарисуйте функции и роли. Если хотите раскрыть потенциал бизнеса и увидеть картину происходящего, вот пошаговая инструкция для создания функциональной модели.

1. Нарисуйте роли, которые есть в бизнесе: бухгалтер, менеджер по работе с клиентами и т. д.

2. Пропишите, кто какие роли выполняет. Например: «здесь я», «здесь снова я», «здесь тоже я», «Василий занимает три должности: он – водитель, менеджер по работе с клиентами и еще ведет бухгалтерию». Один человек может выполнять сразу несколько ролей, как и одну роль – несколько человек.

3. Напротив каждой роли перечислите ее функции, то есть стандартные процедуры. Например, функции бухгалтера: выставление счетов, проверка поступления оплат, пояснения по финансовым нестыковкам, уплата налогов И Т. д.

Когда это сделаете, прояснится функциональная структура компании – и вы поймете, как что в ней работает.

Здесь можно провести аналогию с автомобилем, в котором множество приборов: спидометр, тахометр, датчики, счетчик километража, индикатор масла и т. д. Глядя на них, вы понимаете, что и как работает.

То же самое в бизнесе: когда появляется схема, все процессы становятся явными. Сразу видно, кто играет свои роли неправильно и какие функции необходимо перераспределить.