Успеть всё! 15 секретов управления временем

И всё-таки даже с выполнимыми списками достаточно регулярно возникают проблемы. И самая частая – отставание от намеченных сроков. Главные причины уже названы выше (форс-мажоры и творческие отступления), кроме того, в планировании на основании "тайминга" обычно не учитывается сопротивление среды, которое временами весьма активно врывается в плановое течение жизни и деятельности и путает все карты.

Поэтому важно не только правильно планировать, но и быть гибким и при необходимости оперативно корректировать свои планы.

И тут на помощь приходят отдельные лайфхаки, приемы и хитрости.

Правило девяти дел

Оно также называется "Правило 1-3-5". Это означает, что за один день вы долны сделать не менее девяти дел. Одно их них – очень важное и три менее важных. И ещё пять небольших, но тоже нужных дел. И так каждый день.

Если сразу не получается вместить в рамки продуктивного ня девять дел, правило можно немного "сократить" – например, сделать 1-2-3. В любом случае одно главное и крупное дело в день должно выполняться.

В принципе, можно составить план из любых 9 дел и потом и просто проранжировать по важности и значимости. И при этом, самое важное и значимое постараться выполнить в момент вашей наибольшей деловой и умственной активности, например, первым делом с утра.

Вечернее планирование

Это что-то вроде личного «домашнего задания». Ну, или личной вечерней планёрки. В конце рабочего дня или вечером перед сном вы записываете или как-то по-другому фиксируете свои рабочие и личные задачи на завтра. Я, например, вношу все дела в гугл-календарь – что-то заранее, что-то накануне.

„На следующей неделе не может быть никакого кризиса. Календарь моих встреч уже целиком заполнен.“

Генри Киссинджер американский дипломат

Это очень удобно, потому что так получается оценить свою нагрузку заранее и распределить завтрашние задачи спокойно, без утренней спешки. Вообще очень удобно всё "завтрашнее" готовить вечером накануне – то есть не только план задач и работ, но и рабочую одежду, например, или еду с собой. Это отлично экономит время. И всё, что остается на утро – это встать с хорошим настроением, почистить зубы и выпить утреннюю чашку кофе.

Кайдзен-планирование

Философия управления бизнесом "кайдзен", как очевидно из названия, практикуется в Японии. Само слово означает «изменения к лучшему» и заключается в постоянной модернизации бизнес-процессов. Любой бизнес или активность рассматривается как бесконечный процесс, в котором всё взаимосвязано. И если все элементы этого процесса и бизнес-среды будут непрерывно улучшаться и совершенствоваться, то успех станет постоянным спутником такого дела или компании. Более того, сам бизнес-процесс будет приносить удовольствие и гораздо большее удовлетворение.

Если рассматривать Кайдзен применительно к тайм-менеджменту просто и коротко, то это отрезок времени, который вы выделяете в течение дня (каждого дня!) для того, чтобы проанализировать сделанное, запланировать несделанное и скорректировать то новое, что только предстоит сделать в сторону улучшения (оптимизации) на основании имеющегося опыта или новой информации, плученной после предыдущего сеанса кайдзен. Можно сказать, что это продвинутый уровень планирования, в каком-то смысле граничащий с медитацией.

Кайдзен – это по сути целая философия, и при желании вы найдете о ней много интересной информации в открытых источниках.

Правило №4. Дедлайны

Обожаю крайние сроки. Обожаю свист, с которым они, словно встречный ветер, проносятся мимо.

Дуглас Адамс, английский писатель-фантаст.

Дедлайны прекрасно мотивируют. И хотя в них ключевым аккордом звучит тема страха (стресса), они действительно работают. Приезд комиссии, экзамены, важная встреча, выступление на мероприятии, командировка, выставка, важная дата, к которой всё должно быть готово. Всё это дисциплинирует и заставляет внутренее «сгруппироваться».

В чем эффект дедлайна? Вы ограничены во времени внешними обстоятельствами. Поэтому вы мысленно разбиваете объем работы на составные части (участки, элементы, фазы и т. д.) и распределяете эти части по времени, отведенному для выполнения работы.

Это прекрасный инструмент, который можно использовать даже и тогда, когда нет дедлайна. Хотя, часто отсутствие назначенного извне дедлайна расхолаживает и не даёт запуститься внутреннему механизму обратного отсчета. С этим наверняка сталкивались те, кто пытался "похудеть к лету", но ничего не получалось. Однако этот же человек (который не смог похудеть к лету) может заметно похудеть перед научной конференцией, на которой ему предстоит выступить, или перед свадьбой близких друзей, где ему предстоит быть свидетелем.