Закупки на все 100

Это очень простой, но очень полезный текст, благодаря которому мне удаётся сэкономить кучу времени на обучении и "воспитании" поставщиков. Выглядит он примерно так.

«Уважаемый поставщик!

Прошу Вас уделить особое внимание оформлению документов при работе с нашей компанией. Мы выдвигаем следующие требования к оформлению счетов-фактур и накладных.

1. Счет-фактура должна быть выполнена по форме ________________.

2. В графе «Адрес покупателя» должен быть указан наш юридический адрес. А именно, вот этот: _________________.

3. В графе «Грузополучатель» должен быть указан один из следующих грузополучателей, в зависимости от конкретного адреса поставки: _________________.

4. В графе «Дополнительные условия» должен быть указан номер вагона или автомобиля.

5. Накладная должна быть выполнена по форме «Торг-12».

6. В графе «Основание» должен быть указан номер действующего договора.

7. Документы должны быть переданы по следующей электронной почте: ______________ в день отгрузки товара.

8. Оригиналы документов должны быть отправлены по нашему почтовому адресу в течение 2 дней по факту получения нами товара – сразу после уточнения фактически полученного количества и качества товара. Наш почтовый адрес: _________________.

Уточнить фактическое качество и количество принятого товара можно по телефону …, контактное лицо (ФИО).

9. Уточнить все другие интересующие Вас вопросы Вы можете у следующих сотрудников нашей компании:

– по поводу оформления документов: ____________ (ФИО), телефон ________;

– о произведенных в Ваш адрес платежах: ____________ (ФИО), телефон _________;

– по поводу актов сверки, штрафов и просроченных задолженностей звоните _______________ (ФИО), телефон __________________.

10. Ваш персональный менеджер в отделе снабжения: ____ (ФИО), телефон.

Спасибо за сотрудничество».

Понаблюдайте за своей ежедневной активностью. Если вам приходится по несколько раз в день объяснять одно и то же разным людям, отвечать разным поставщикам на одни и те же вопросы, не проще ли разработать небольшую инструкцию, которая облегчит жизнь и вам, и вашим поставщикам?

Да, всё это немного напоминает старинный анекдот про инструкцию о том, как открывать банку, которая находится внутри самой банки (инструкиция). Но это самый простой из всех эффективных способов, который отчасти помогает нейтрализовать издержки человеческой невнимательности в работе с документами. Мне, во всяком случае помогает.

Дополнительный сервис

Если ваш поставщик настолько мечтает сделать вас своим клиентом, что обещает вам все дополнительные услуги, которые только может придумать, не стесняйтесь ловить его на слове и вписывать его предложения в договор – либо в пункт «Обязательства поставщика/продавца», либо в пункт «Дополнительные условия».

Лучше это сделать сразу, на стадии заключения договора, поскольку, как показывает практика, большинство сказочных обещаний забывается поставщиком либо сразу после его подписания, либо на следующий день после поступления предоплаты за товар.