Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время

1. Внимание. Первый шаг в создании руководства – обратить внимание на то, что вы уже делаете каждую неделю, и определить области, в которых рабочий процесс может помочь. Какие действия являются ключевыми для вашего бизнеса? Какие из них повторяются по своей природе? Каким задачам вы всегда должны кого-то обучить, прежде чем уехать из города в отпуск? По каким вопросам вам звонили работники, пока вас не было в офисе? Какие задачи привели к тому, что проекты остановились из-за того, что вы не были доступны лично? Обратите внимание на ритмы вашего бизнеса, а также на очевидные болевые точки, которые нуждаются в документации. Скорее всего, вы уже подумали о нескольких.

Для вашего первого руководства лучше всего начать с чего-то простого. Если вы выберете самый сложный процесс, пока только начинаете разбираться в самой технике, то можете застрять и сдаться. Настройте себя на победу, сначала потренировавшись на нескольких процессах уровня софтбольных игр. Как только вы выберете процесс, продумайте всю процедуру от начала до конца. Будьте максимально дотошны в деталях. Визуализируйте все. Мне нравится представлять, что я готовлю обучение для кого-то, кто абсолютно ничего не знает о работе, которую я прописываю. Если я подхожу к процессу так, словно разговариваю с кем-то, кто понятия не имеет, что происходит, то обычно могу охватить каждую деталь, которая может понадобиться человеку.

2. Документирование. Как только вы поймете, какой процесс вам нужен, и продумаете каждую мелочь, настанет время записать его. Обязательно фиксируйте каждый шаг, необходимый для выполнения задачи. Ничего не упускайте и не срезайте углы. Ваша цель на этом этапе – задокументировать на бумаге каждую мелочь, чтобы кто-то, кто ничего не знает о процессе, мог выполнить его безупречно. Подходите к этой задаче как к компьютерной программе. Машина будет делать только то, что программист говорит ей делать максимально явно. Машина не в состоянии заполнить пробелы, как и человек, следующий за вашим рабочим процессом. Дайте им все, что нужно для выполнения работы. Документировать рабочий процесс можно разными способами, и неплохо поэкспериментировать с различными форматами и инструментами, пока не найдете те, что лучше всего подходят именно вам. Вы можете попробовать составить текстовую документацию с помощью простого текстового редактора или более продвинутого приложения для заметок, такого как Notion или Evernote. Многие люди включают скриншоты и видеоролики в свою документацию, что делает руководство невероятно простым для любого пользователя. И если вам захочется еще большей изощренности, то можете разобраться в более индивидуальных инструментах построения процессов, таких как мой нынешний любимый SweetProcess. В то время как программные решения помогают организовать ваши мысли и сделать ваши руководства доступными каждому, не позволяйте страху перед сложными технологиями удерживать вас от использования преимуществ автоматизации процессов. Даже простой, написанный от руки список действий поможет выполнить ту работу, которая вам требуется.

3. Оптимизация. Если вы не срезали углы и ничего не забыли в своей документации, ваше первое руководство, вероятно, будет более многословным, чем вам хотелось бы. Это нормально, потому что теперь пришло время оптимизировать. На этом этапе вы должны проанализировать написанное и задать себе три вопроса:

1. Какие из этих шагов можно исключить?

2. Какие из этих шагов можно упростить?

3. Какие из этих шагов следует выполнять в другом порядке?

Критикуя свою документацию таким образом, вы как можно лучше настраиваете процесс. Ваша цель – предоставить человеку, который следует этому руководству, столько информации, сколько ему нужно для выполнения работы. Однако в то же время информации должно быть немного, чтобы человек не пропустил шаги просто потому, что в рабочей документации слишком много слов. Итак, вот он, ваш шанс оптимизировать процесс и сделать его максимально эффективным.

4. Тестирование. Как только вы написали и оптимизировали документацию, пришло время протестировать руководство. Этот шаг имеет решающее значение. На самом деле это, вероятно, та стадия работы, где большинство неудачных рабочих процессов ломаются. Они не работают, потому что человек, создавший их, не нашел времени, чтобы проверить все должным образом, либо же использовал свой собственный опыт для заполнения пробелов, где инструкции не были полными.