Знакомьтесь, информационные технологии

• Word – текстовый редактор, используемый при подготовке различных документов: отчетов, писем, бизнес-планов, в том числе и необходимых для печати в Internet.

• Publisher – настольная издательская система, предназначенная для выпуска материалов без помощи профессиональных дизайнеров.

• Excel – электронные таблицы, применяемые для получения, обработки, анализа и отображения различной числовой информации.

• Visio – система построения диаграмм, предлагающая средства для наглядного представления идей, информации и систем.

• FrontPage – предназначен для создания Web-сайтов и управления ими.

• PowerPoint – помогает представлять материалы с помощью удобных в применении презентационных роликов.

• Access – система разработки баз данных, дающая возможность накапливать и хранить данные, получать к ним доступ и анализировать их.

• Outlook – позволяет эффективно планировать свое время и управлять информацией, а также значительно упрощает организацию общего доступа к информации.

В целом пакет MS Office предлагает методы работы, повышающие производительность офисного труда и обеспечивающие эффективную работу с разными приложениями. Иными словами, документ, подготовленный в одном приложении, может быть использован в любом другом приложении с сохранением всех установок.

Теперь подготовка текста, расчеты различных показателей, подготовка презентаций и другая офисная работа стали простыми и эффективными.

Фактически только с применением компьютеров начался реальный оперативный анализ финансовой деятельности предприятия – до этого бухгалтеры только составляли отчеты за прошедший период. Можно считать, что произошел переход от статического баланса к динамическому анализу финансового положения. С помощью калькулятора это сделать принципиально невозможно. Не говоря уже о представлении отчета в графическом виде.

Автоматизация документооборота

Ежедневная офисная работа связана с обработкой большого количества документов. Одновременно необходимо оперативно вносить изменения в уже существующие документы. Можно выделить и другие особенности работы с информацией, характерные для работы офиса:

• делопроизводство;

• обработка оперативной информации;

• ведение архива и обеспечение регламентированного доступа к документам;

• оперативное распространение документов по структуре с контролем их прохождения;

• наличие информационных связей между подразделениями и филиалами;

• массовое производство и обработка персонализированных документов (счета, уведомления, письма, требования, контракты, финансовая и отгрузочная документация и т. д.).

Организация управления документооборотом – это поддержка процессов делопроизводства (регистрации, рассылки, архивного хранения документов и т. п.), формирование централизованных информационных ресурсов и электронного архива, поддержание их в актуальном состоянии и обеспечение регламентированного доступа к созданным информационным ресурсам предприятия.

Известно, что при работе с бумажными документами от 50 до 90 % рабочего времени тратится на связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. До 15 % документов безвозвратно теряются, и 30 % рабочего времени сотрудники тратят на их поиск. Если же перейти на электронный документооборот, то производительность офисного труда повышается на 25–50 % и на 75 % сокращается время обработки одного документа. При этом расходы на оплату площади, предназначенной для хранения документов, сокращаются на 80 % [67] . Таким образом, внедрение электронного документооборота приводит к значительной экономии средств и повышает производительность труда работников офиса.

Сегодня активно развиваются различные компьютерные средства организации работы офиса. Здесь можно выделить сразу несколько направлений, в том числе:

• выпуск специальных устройств, обеспечивающих более эффективную работу;

• разработка программного обеспечения, реализующего новые методы и алгоритмы;

• создание быстродействующих и удобных в повседневном пользовании сетей;

• интеграция всех указанных продуктов и средств для повышения эффективности работы офиса.

Для работы с бумажными документами предлагаются различные технические устройства. Это аппараты для печати, копирования, факсимильной связи и сканирования, разработанные специально для применения в офисе. Они задействуют потенциал офисной сети, повышая производительность работы и упрощая управление сетевыми ресурсами.