1С: Бухгалтерия 8 с нуля

В верхней части окна находятся параметры, позволяющие идентифицировать данный документ. Это следующие параметры:

•  Номер . Здесь указывается номер документа. Этот параметр формируется программой автоматически после записи документа, осуществляемой нажатием кнопки Записать. В случае надобности можно вручную отредактировать номер документа – так же, как это делается в режиме работы с кассовыми ордерами;

•  от . Здесь вводятся дата и время ввода авансового отчета. В момент создания документа значение этого параметра формируется программой автоматически (отображается рабочая дата). После записи авансового отчета с помощью кнопки Записать к рабочей дате добавляется время сохранения документа;

•  Организация . В это поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается наименование организации, от имени которой оформляется данный авансовый отчет. По умолчанию здесь отображается название организации, которая в справочнике организаций была выбрана в качестве основной (подробнее см. урок № 11 "Справочник организаций ");

• если авансовый отчет необходимо отразить не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете, то нужно установить флажок Отразить в налог. учете;

•  Физ. лицо . Это поле предназначено для указания физического лица, на которого оформляется текущий авансовый отчет. Выбор значения осуществляется из справочника физических лиц, который выводится на экран нажатием кнопки выбора;

•  Склад . В этом поле указывается склад, куда будет оформляться поступление авансированных товарно-материальных ценностей. Выбор осуществляется из справочника складов, который открывается на экране при нажатии кнопки выбора;

•  Назначение . В это поле с клавиатуры можно ввести назначение аванса. Данный параметр не является обязательным для заполнения, но позволяет контролировать целевое использование выданных под отчет денежных средств.

Центральная часть окна редактирования состоит из четырех вкладок: Авансы, Товары, Оплата и Прочее. Если в настройках программы включить режим учета возвратной тары (по умолчанию он выключен), то здесь отобразится также вкладка Тара.

На вкладке Авансы содержится информация о наличных денежных средствах, полученных указанным в поле Физ. лицо подотчетным лицом. Информация представлена в виде списка. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается следующая информация:

• порядковый номер;

• наименование документа, по которому были выданы деньги под отчет (например, расходный кассовый ордер) с указанием номера и даты формирования;

• сумма по документу;

• валюта документа;

• суммы полученного и израсходованного аванса в валюте документа.

Для добавления в список нового документа следует нажать клавишу либо воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели вкладки Авансы. После этого в списке появится новая позиция, которой автоматически будет присвоен порядковый номер.

Затем в колонке Документ аванса следует нажать кнопку выбора и из раскрывающегося списка выбрать тип документа:

•  Платежный ордер на списание денежных средств ;

•  Платежное поручение исходящее ;

•  Расходный кассовый ордер .

В результате на экране откроется окно с перечнем документов выбранного типа для подотчетника, указанного в поле Физ. лицо. В этом окне нужно установить курсор в требуемую позицию и нажать клавишу .

C помощью остальных кнопок инструментальной панели, которая расположена на вкладке Авансы, можно выполнить следующие операции:

• добавить в список новую позицию на основе текущей (также для этого можно воспользоваться клавишей );

• изменить текущую позицию списка (к аналогичному результату приведет нажатие клавиши );

• удалить текущую позицию списка (то же самое выполнит клавиша ).

Кнопки со стрелками предназначены для перемещения текущего документа в списке вверх либо вниз, а две кнопки справа от них – для сортировки элементов списка по возрастанию порядковых номеров либо по их убыванию.

Вкладка Товары содержит информацию о товарно-материальных ценностях, которые были закуплены на подотчетные средства. Здесь информация также представлена в виде списка (рис. 4.19).

Рис. 4.19. Ввод и редактирование авансового отчета, вкладка Товары