«1С. Управление небольшой фирмой 8.2». Управленческий учет в малом бизнесе

Размер информационной базы может быть велик, и поэтому архивные копии могут занимать на диске значительное пространство. Чтобы уменьшить размер архивной копии, иногда бывает целесообразно воспользоваться архиватором, например, программы WinRAR или бесплатной программы 7Zip. Преимущество программы WinRAR в возможности добавить к архиву информацию для восстановления, позволяющую распаковать сжатый файл, даже если архив был незначительно поврежден. Конечно, в случае серьезных проблем с архивным файлом эта информация мало поможет. Преимущества же программы 7Zip – несколько большая эффективность сжатия и возможность бесплатного использования.

Рассмотрим создание архивной копии информационной базы с помощью встроенных средств программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2».

• Запустите программу «1С: Управление небольшой фирмой 8.2». Откроется окно запуска программы.

• Выберите мышью строку с названием базы, для которой необходимо создать архивную копию.

• Нажмите кнопку Конфигуратор. Откроется окно конфигуратора.

• Выберите команду меню Администрирование\Выгрузить информационную базу. Откроется стандартный диалог операционной системы Сохранить как (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Диалог Сохранить как

• Выберите путь для сохранения архивной копии информационной базы, в поле Имя файла введите имя файла. Рекомендуется название сохраняемой копии задавать как можно информативнее и включать в него дату создания резервной копии.

• Нажмите кнопку Сохранить диалога Сохранить как. В строке состояния появится сообщение программы Выгрузка информационной базы, и после некоторой паузы, во время которой и происходит сохранение копии информационной базы, появится диалог с сообщением о завершении выгрузки информационной базы в файл (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Диалог Конфигуратор с сообщением о завершении выгрузки информационной базы в файл

• Нажмите кнопку OK диалога с сообщением о завершении выгрузки информационной базы в файл. Диалог закроется.

Описанная процедура позволяет создавать архивные копии информационной базы, которые можно сохранять как на локальных дисках компьютера, так и на серверах компьютерной сети или съемных носителях информации. Можно также создавать резервные копии сохраненной архивной копии информационной базы, скопировав архивную копию средствами операционной системы.

На следующем этапе мы рассмотрим, как восстановить информационную базу из сделанной нами архивной копии.

3.1.2. Восстановление базы из архивной копии

Перед тем как восстанавливать информационную базу из архивной копии, следует убедиться, что с базой не проводится никаких других операций и все пользователи завершили работу с данной базой.

• Запустите программу «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» в режиме «Конфигуратор».

• Выберите команду меню Администрирование\Загрузить информационную базу. Откроется стандартный для операционной системы Windows диалог Открыть. Структура этого диалога аналогична структуре диалога Сохранить как.

• С помощью диалога Открыть выберите папку, в которой находится архивная копия информационной базы. Обратите внимание, что в данном диалоге Открыть отображаются только файлы с расширением dt.

• Выберите файл с архивной копией, щелкнув на нем мышью, и нажмите кнопку Открыть. На экране появится предупреждение о возможной потере данных при загрузке, которое вы можете видеть на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Предупреждение о возможной потере данных

• Нажмите на кнопку Да. Предупреждение закроется, и на экране появится диалог, который вы видите на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Диалог с сообщением об успешной загрузке информационной базы

• Нажмите кнопку Да также и в этом диалоге. Конфигуратор программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» будет перезапущен.

Как вы заметили, процесс архивирования и восстановления информационных баз не представляет собой никаких трудностей. Но именно этот простой процесс позволит избежать многих проблем.

Всегда следует помнить, что архивация должна выполняться регулярно. Как правило, архивы создаются ежемесячно, еженедельно и ежедневно. Ежемесячные и еженедельные архивы желательно хранить на надежном носителе в безопасном месте. Они помогут уберечь предприятие от тотальной потери данных в случае серьезных проблем с компьютерной техникой. Однако перспектива восстанавливать вручную все документы, которые были изменены или созданы за такое длительное время, – малоприятная процедура.

Поэтому рекомендуется выполнять ежедневную архивацию данных. Таким образом, имея свежий архив, в самом худшем случае данные будут потеряны за один рабочий день, восстановить которые не составит большого труда.

3.2. Управление доступом к информации

Если наличие архивной копии позволяет восстановить информационную базу после утраты или повреждения, то грамотное разграничение доступа к базе – это один из самых эффективных способов предупредить внештатную ситуацию.