Аудит расчетов с персоналом

Письменные договора о полной материальной ответственности или коллективной (бригадной) материальной ответственности, т. е. о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, заключаются с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причиненный ущерб заключается между работодателем и всеми членами коллектива (бригады). По данному договору материальные ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу.

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться договора о полной материальной ответственности, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества (ст. 246 Трудового кодекса РФ).

Однако до принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. А также работодатель обязан истребовать от работника объяснения в письменной форме для установления причины возникновения ущерба (ст. 247 Трудового кодекса РФ).

Если виновное лицо в ходе проверки было установлено, то работодатель вправе взыскать с виновного работника сумму причиненного ущерба, не превышающую среднего месячного заработка. Взыскание производится на основании письменного распоряжения руководителя, которое должно быть сделано не позднее 1 месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

В том случае, если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

Если работник согласен с суммой причиненного ущерба, он вправе добровольно возместить его полностью или частично. Трудовым законодательством допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа, а также с согласия работодателя, работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и инструкцией по его применению для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных или иных ценностей предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Учет расчетов по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба ведется на счете 73 субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

По недостачам и порче ценностей в бухгалтерском учете организации производятся проводкой:

1) Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

Кредит счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 41 «Товары» и т. д. – списаны недостающие или испорченные материальные ценности;

2) Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – подлежат взысканию с виновных лиц суммы по возмещению материального ущерба в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей;

3) Дебет счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета»,

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – поступили денежные средства в погашение задолженности работниками за причиненный ими ущерб в результате недостач, хищений и др.;

4) Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – произведены удержания из заработной платы работников в погашение задолженности работников по возмещению материального ущерба.

Если в отчетном году выявлена недостача ценностей, которая относится к прошлым отчетным периодам и признана материально-ответственными лицами или на которую имеется решение суда о взыскании с виновных лиц, то в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

1) Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

Кредит счета 98 «Доходы будущих периодов» – выявлены недостачи ценностей в текущем году, относящиеся к прошлым периодам;

2) Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,