Аудит расчетов с персоналом

Обычно счета (инвойсы) за проживание в иностранных отелях, привозимые сотрудниками, содержат все обязательные реквизиты, перечисленные выше, и, следовательно, могут служить основанием для признания таких затрат в качестве расходов.

В налоговом учете организации, расходы на проживание в иностранных отелях, также признаются расходами в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ. При этом необходимо помнить, что расходы по проживанию должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Следовательно, счета (инвойсы) иностранных отелей могут служить основанием для подтверждения факта оплаты проживания и признания таких затрат в качестве расходов на зарубежные командировки в части найма жилого помещения для целей исчисления налога на прибыль, так как соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ.

Однако необходимо обратить внимание на следующее. В подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ указано, что при оплате расходов по найму жилого помещения работнику подлежат возмещению также расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание номеров, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Поэтому если в счетах (инвойсах) иностранных отлей отдельной строкой будут выделены, например, расходы на оплату завтрака или иных подобных расходов, то для целей исчисления налога на прибыль эти расходы учитываться не должны.

В соответствии с п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ при наличии первичных документов по найму жилья возмещаемые работнику расходы не включаются в налоговую базу по НДФЛ и ЕСН.

Если первичные документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения у работника отсутствуют, то они включаются в налоговую базу по НДФЛ только сверх норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Предельные размеры по найму жилья при краткосрочных командировках за рубеж определены Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 г. № 64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».