Автосервис. Производство и менеджмент: Практическое пособие

Регистрационные порядковые номера присваивают входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. С нового года начинают новую нумерацию.

В качестве регистрационной базы данных используют регистрационные журналы, регистрационно-контрольные карточки и компьютерные базы. Журналы удобны при небольшом количестве регистрируемых документов, но необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов.

Регистрационно-контрольные карточки позволяют более оперативно вести поиск и осуществлять контроль исполнения документов. Они печатаются в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. п.) и контрольную картотеку. Один экземпляр карточки передают вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться.

Компьютерные базы данных обычно дублируют журнальный или карточный учет и обеспечивают более быстрый поиск, сортировку, анализ и контроль исполнения.

Обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

♦ автор (корреспондент);

♦ название документа;

♦ дата документа;

♦ индекс документа;

♦ дата поступления документа (для входящих документов);

♦ индекс поступления документа (для входящих документов);

♦ заголовок документа или его краткое содержание;

♦ резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

♦ срок исполнения;

♦ отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);

♦ номер дела;

♦ исполнители;

♦ расписка исполнителя в получении документа;

♦ ход исполнения;

♦ приложения и др.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных карточках документов-запросов для контроля исполнения. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер.

Конверты от поступающих по почте документов обязательно оставляйте в случаях:

♦ поступления заказных писем с коммерческими и финансовыми и другими важными документами – даты почтовых штемпелей необходимы для определения даты исполнения некоторых обязательств по договорам и соглашениям и служат аргументами в арбитраже и суде;

♦ когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

Храните документы долго

Документы могут теряться и в учреждениях, и в налоговой инспекции, и в фирмах, поэтому для защиты своих прав лучше хранить все документы всю жизнь. Обязательно храните все счета, извещения, квитанции и любые бумажки, подтверждающие оплату любых расходов, налогов, получение денег и документов.

Те документы, которые отдаете кому-либо, копируйте. Этим обеспечиваете дублирование информации и возможность обсуждать ее по телефону с тем, кому она передана, без личных встреч.

Оплату налогов сверяйте с данными учета у бухгалтера налоговой инспекции. Если через 2—3 года инспектор вдруг заявит, что платеж не получен и потребует оплаты пени, вы предъявите копии, чтобы доказать своевременность платежей. Кстати, инспекция может высказать претензии только за 3 предшествующих года.

Защита от утечки секретов

Утечка информации, которую обычно называют “для служебного пользования”,

включает сведения, вредит тактическим интересам, например: срыв заключения или исполнения договора, снижение выгодности сделки, “подставка» под финансовые или иные санкции или потери и т. п.

Утечка секретной информации угрожает стратегическим интересам предприятия и его существованию. С ее помощью можно вызвать конфликт с налоговыми, таможенными и другими государственными органами, причинить ущерб репутации, подорвать финансовую основу предприятия, подвергнуть предприятие шантажу криминальных структур.

Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности [15] .

К сведениям, которые могут составлять служебную или коммерческую тайну, законодательство относит следующие [16] :

Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях. Согласно Федеральному закону от 15 ноября 1997 г. № 143-Ф3 сведения, ставшие известными работнику органа записи актов гражданского состояния в связи с государственной регистрацией акта гражданского состояния, являются персональными данными

Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.

Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).