Автосервис. Производство и менеджмент: Практическое пособие

♦ определение перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;

♦ установление сроков секретности;

♦ определение носителей секретной информации: (сотрудников, документы, изделия, материалы, технические средства хранения, обработки, тиражирования и передачи информации, физические излучения);

♦ установить зоны и время материализации коммерческой тайны в носителях информации (места и время работы, переговоров, ярмарок, выставок, совещаний и т. д.);

♦ разработать схему работ с конкретными сведениями, материализованными в конкретных носителях, с привязкой этих защитных мероприятий к месту и времени.

Каждый сотрудник независимо от своего служебного положения или степени родства с руководителем фирмы должен владеть только той информацией, которая ему необходима для работы.

Круг лиц, причастных к коммерческим тайнам предприятия, должен быть максимально сужен.

Воспитать из сотрудников настоящих патриотов фирмы руководитель может, грамотно применяя систему материальных и моральных стимулов, придерживаясь психологически выверенной линии поведения. Хорошо если над подходами к решению этой задачи поработают специалисты.

Сотрудник, занятый деловыми бумагами фирмы, должен быть доверенным лицом. Его обязанность – организовать работу с документами, содержащими важную информацию, так, чтобы исключить ее утечку на всех этапах – от подготовки текстов до учета и хранения поступающих и исходящих телеграмм, писем, образцов и т. п. Расходы, связанные с организацией специального делопроизводства, как правило, быстро окупаются. Идите на них, не задумываясь, помня о том, что зарплата делопроизводителя – залог его преданности вашему бизнесу.

Если сотрудник, курирующий вашу канцелярию, недостаточно опытен, напомните ему о необходимости ведения специального журнала учета входящих, исходящих и внутренних документов, содержащих конфиденциальную информацию. С помощью такого журнала вы сможете периодически проводить инвентаризацию и своевременно уничтожить бумаги, потерявшие для вас (но не для ваших конкурентов) всякий интерес.

Для предотвращения несанкционированного вторжения в компьютерные базы данных каждый из сотрудников фирмы должен иметь личный пароль, позволяющий пользоваться лишь той информацией, которая имеет отношение к его служебным обязанностям.

Установите систему ограничений на использование открытых каналов связи для передачи конфиденциальных сведений. Под открытыми каналами имеются в виду переговоры с реальными и потенциальными партнерами, властями, деловая переписка, предоставление документации компаньонам и контрольным органам, реклама, общение с представителями прессы, государственных органов, общественных организаций.

Утечку конфиденциальной информации предупреждают следующими действиями:

♦ контролировать доступ сотрудников к закрытой документации и к базам данных;

♦ периодически просматривать данные и определять степень их секретности, помня, что любая информация быстро стареет;

♦ не нанимать временных сотрудников, если они по характеру своей работы автоматически получают доступ к конфиденциальной информации;

♦ оборудовать звуконепроницаемые или экранированные помещения для обсуждения важных вопросов, регулярно обследовать такие помещения, проверяя при помощи специальной аппаратуры наличие в них подслушивающих (сканирующих) устройств;

♦ завести специальные конверты (папки), в которых конфиденциальная информация будет циркулировать внутри фирмы;

♦ установить места приема посетителей, никогда не оставлять их одних в офисе и других помещениях фирмы;

♦ не реже раза в неделю обследовать все служебные и подсобные помещения фирмы (включая коридоры и туалеты) для выявления подслушивающих и звукозаписывающих устройств;

♦ упорядочить использование сотрудниками множительной и копировальной техники;

♦ установить аппарат для уничтожения ненужных документов (включая использованную копировальную бумагу от пишущих машинок);

♦ строго придерживаться правила: секретные документы уничтожает лично сотрудник, отвечающий за безопасность фирмы;

♦ использовать для ведения служебных записей только специальные тетради и блокноты, предварительно пронумеровав их;

♦ в конце рабочего дня прятать эти тетради и блокноты в сейф или, на худой конец, – в ящик стола, снабженный надежным замком;

♦ установить персональную ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальной информации с четкой градацией мер дисциплинарного и материального воздействия за ее утечку.

Старайтесь действовать так, чтобы меры по защите информации не шли вразрез с рекламной политикой, не мешали коммерческой деятельности вашей фирмы.

Службе экономической безопасности необходимо включить в программу своих действий следующие элементы стратегии:

♦ установить контроль за деятельностью всех ключевых сотрудников, ошибки которых или нелояльность могут принести ущерб фирме;

♦ прекратить свободный выход информации во внешний мир, оставив право на это лишь отдельным руководителям;

♦ конфиденциальные условия сделок оформлять приложениями к договорам и хранить отдельно;